SLB - Gestionnaire administratif H/F

Localisation administrative et géographique / Affectation :
Localisation géographique :
Préfecture du Pas-de-Calais – rue Ferdinand BUISSON - ARRAS
Vos activités principales :

-Elle/il assure la gestion administrative auprès du chef de service : secrétariat, accueil, rédaction de courriers, gestion des plannings de congés du service, relances des différents acteurs des missions du SLB, suivi des agendas du service.

-Elle/il contribue à la complétude des outils partagés au sein du service mais également avec l'ensemble du SGC du Pas-de-Calais et les services soutenus par celui-ci : tableaux de suivi SGCD, Instances représentatives, RESANA, Démarches simplifiées …

-Elle/il est le principal gestionnaire et acteur de l’application de ticketing, mis à disposition des agents de l’ATE.

-Elle/il assure un appui administratif auprès des chefs de pôle et leurs adjoints: sollicitation/relance/gestion auprès de fournisseurs (ex : demande de devis, facture, programmation d’interventions …), courriers divers liés à l'activité du pôle.
-Elle/il assiste les chefs de pôle et leurs adjoints pour la programmation budgétaire en année N-1 (solliciter des devis, compléter les tableaux de programmation) et pour le suivi de l'exécution des travaux durant l'année N.
-Elle/il contribue à la rédaction des différents communications du services en ayant pris les éléments auprès des pôles (intranet, lettre info, Flash Info...)

Assistance pôle bâtimentaire:
-Elle/il contribue à la complétude des tableurs (notamment les tableaux de suivi des travaux et des maintenances préventives, ou de suivi des engagements budgétaires), cartes mentales (cartographie des contrôles réglementaires, suivi d'opérations), réseau interne.

-Elle/il assure la constitution, la rédaction et le suivi de différents dossiers touchant aux activités du pôle : déclarations d'urbanisme (autorisation de travaux, déclaration préalable, permis de construire), obligations réglementaires (registres d'accessibilité, complétude des dossiers de suivi des maintenances,...), courriers divers liés à l'activité du pôle.

-Elle/il assure la suppléance du gestionnaire opérationnel en matière de contrôles réglementaires et de maintenances préventives.

-Elle/il assure la suppléance du gestionnaire budgétaire en matière gestion des achats du service (CHORUS Formulaire)

Assistance pôle soutien logistique:

-Il/elle a en charge la continuité du service rendu sur la gestion des abonnements et des demandes d’achats liées à la documentation en général.

-elle/il assure la suppléance du gestionnaire d’archives. Pour cela, elle/il produit tous les documents réglementaires : bordereaux de demande d’élimination, bordereaux de versement aux Archives Départementales…
-Il/elle assure la suppléance dans la gestion et les suivi des tableaux des consommations (dépenses liées aux abonnements, aux péages, aux cartes essences, à l’affranchissement, aux réservations de salle…).