SOUS PREFECTURE CHALON SUR SAONE - CHARGE(E) DES AFFAIRES GENERALES ET FONCTIONS SUPPORT

GROUPE RIFSEEP : 1
Vos activités principales
- Assistante du secrétaire général : agenda, organisation de réunion, invitations, rédaction de courriers et notes, contrôle de la messagerie sécurisée RESCOM,
- Instruction des manifestations sportives motorisées et contrôle des feux d’artifices,
- Suivi des déclarations de manifestations revendicatives,
- Suivi des questions logistiques et des travaux de la sous-préfecture en lien avec l’agent technique et le SGCD (demandes de devis, suivi des travaux, contact avec les entreprises, …),
- Suivi des questions budgétaires en lien avec le SGCD/FINANCE (suivi du centre de coût, documents d’engagement et de paiement des factures à la signature du sous-préfet, dépenses carte achat, fournitures et achats divers…),
- Sécurité interne en lien avec l’assistant de prévention : contrôle d’accès, vidéo-surveillance, alarme périmétrique et renvoi RAMSES (police nationale), audit de sûreté, sécurité incendie, document unique,
- Suivi du personnel en lien avec le SGCD/RH (transmissions, dossiers individuels, stagiaires et vacataires, ...)
- Service intérieur : réservation de la salle de réunion, planning de la voiture de service, ...
- Gestion des inventaires et notamment inventaire résidence du sous-préfet,
- Instruction et suivi des demandes d’inscription sur le registre des revendeurs d’objets mobiliers,
- Suppléance de la fonction courrier,
- Suppléance et polyvalence avec le poste d’assistante du sous-préfet,
- Appui ponctuel « secrétariat » aux deux pôles en fonction de la charge de travail

Votre environnement professionnel
Activités du service
Le service « affaires générales » de la sous-préfecture assure les missions de gestion de la sous-préfecture et de cabinet du sous-préfet. Il comprend 5 agents dont 2 administratifs et 3 techniques.

Composition et effectifs du service
1 agent de catégorie B, 4 agents de catégorie C dont 3 agents techniques
Liaisons hiérarchiques
Secrétaire général, Sous-préfet
Liaisons fonctionnelles
Préfecture (SGCD), forces de sécurité intérieure