Sous-Préfecture de Vienne - Assistant(e) de direction

RIFSEEP : 1
Activités principales
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat du sous-préfet ;
 - Gérer l’agenda du sous-préfet, ses déplacements et la programmation des réunions en lien avec les services ;
- Préparer la réunion hebdomadaire du suivi de l’agenda du sous-préfet
- Répondre et répartir les courriels d’interventions diverses ;
- Faire circuler l’information aux services pour les demandes de rendez-vous et les sollicitations diverses ;
- Collecter les dossiers préparés par les services et gérer le circuit des mises à la signature du sous-préfet ;
- Assurer une communication permanente avec l’encadrement et les services de la résidence sur les besoins et sollicitations du sous-préfet ;
- Suivre les dossiers réservées et les interventions des grands élus en lien avec le secrétariat du préfet ;
- Préparer le dossier jour du sous-préfet.
Vos activités secondaires
- Suppléer l’agent en charge d’établir la revue de presse ;
- Suppléer l’agent en charge d’instruire les déclarations de manifestations sur la voie publique ;
- Assurer un appui logistique à toute l’équipe encadrante (SG ; SGA et chef BRCE) ;
- Gérer le protocole ;
- Suppléer la gestionnaire du budget (dépannage, suivi des travaux, frais de déplacement sur CHORUS DT, …) ;

Environnement professionnel
 Activités du service
 La sous-préfecture de Vienne est située près de Lyon dans un arrondissement de 210 000 habitants. Elle comprend :
 
- Un bureau du cabinet et de la réglementation chargé en particulier des missions d’ordres public et de sécurité et d’accueil du public (titres de séjours, suspensions de permis de conduire, activités réglementées) ;
 
- Un bureau des relations avec les collectivités et les entreprises chargé des activités de conseil aux élus, de la gestion des subventions (DSIL-DETR) et du suivi des dossiers structurants le territoire.
 Composition de la sous-préfecture de Vienne
 18 agents dont 3 A, 8 B, 7 C ainsi que deux apprenties et deux services civiques.

Liaisons hiérarchiques
 La cheffe de la section cabinet
 Le chef du bureau de la réglementation et du cabinet
Le secrétaire général
 Le sous-préfet
 Liaisons fonctionnelles
 L’ensemble des secrétariats des services, des élus et autres partenaires.