Sp Béthune - Assistant(e) particulier du Sous-préfet

Affectation :
sous-préfecture de Béthune
Bureau du Cabinet, de la Sécurité et des Moyens
181 Rue Gambetta – BP 719
62407 BETHUNE
Vos activités principales
Secrétariat du Sous-préfet :
- Gérer l’agenda du Sous-Préfet et du Secrétaire général : Organiser les réunions et les déplacements, filtrer et traiter les invitations ;
- Réception et suivi des dossiers de réunion du Sous-préfet, en provenance des bureaux compétents ;
- Accueil des participants aux réunions et rendez-vous du Sous-préfet ;
- Suivi des parapheurs entrants et sortants, en particulier des parapheurs signalés « urgents » ;
- Gérer les appels téléphoniques ;
- Recevoir les courriers réservés du Sous-préfet et des mails reçus sur la boite fonctionnelle de la Sous-préfecture ;
- Rédiger des courriers pour le compte du Sous-préfet (félicitations, condoléances, vœux…).
 
Interventions :
- Suivi, attribution et traitement des interventions.
 
Moyens généraux et logistique :
- Gérer l’utilisation des salles de réunions et la réservation du véhicule de service ;
- Assurer le suivi des dépenses et des engagements dans le logiciel CHORUS DT ;
- Préparer le budget et veiller à sa bonne exécution et à la maîtrise des coûts ;
- Gérer la logistique (stocks et commandes de matériels et fournitures) ;
 
Gestion des ressources humaines des personnels de la Sous-préfecture :
- Gestion de la Médecine du Travail (prise de rendez-vous…) ;
- Gestion des ressources humaines (arrêt maladies, demande de TP…).
 
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
- Discrétion, disponibilité, aisance relationnelle, réactivité et adaptabilité ;
- Une habilitation au secret défense sera à obtenir ;
- Le ou la titulaire du poste sera suppléé(e) sur ses missions en cas d'absence. La prise de congés s’effectue dans le cadre du binôme pour assurer la continuité de service ;
- Les missions ne sont pas télétravaillables.