SPM 42 - Assistant.e du sous-préfet, de la secrétaire générale de la sous-préfecture de Montbrison

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales


- Secrétariat du Sous-Préfet et du Secrétaire-Général (tenue de l’agenda, courriers, invitations, préparation des visioconférences, recherches de contacts...) ;
- Réception, tri et dispatching du courrier et des parapheurs ;
- Appui, coordination et vérification à la constitution des dossiers du sous-Préfet et du Secrétaire-Général ;
- gestion et suivi des budgets de la résidence en lien avec le secrétariat général commun départemental ;
- Accueil physique des rendez-vous du Sous-Préfet et du Secrétaire-Général ;
- en appui au secrétaire général, gestion de proximité des personnels de la structure, en lien avec le secrétariat général commun départemental. exemple : gestion des horaires et absences du personnel technique (logiciel CASPER) ;
- gestion des déplacements et remboursements de déplacements (train, voitures, repas) via le logiciel CHORUS-DT ;
- Gestion du stock ainsi que des commandes de fournitures et d’équipement pour la structure ;
- Appui à la constitution des dossiers des distinctions honorifiques


Votre environnement professionnel


Activités du service du Cabinet
 
- Secrétariat du Sous-Préfet et du Secrétaire-Général
- Accueil général Cabinet / Interventions
- Suivi des dossiers de visite
- Gestion des cérémonies mémorielles
- Service du courrier
- distinctions honorifiques / médailles d’honneur du travail


Composition et effectifs du service

2 agents de catégorie C dont le poste concerné. Le second agent n’effectue pas les mêmes missions quotidiennes mais assure la permanence lors des absences et congés.


Liaisons hiérarchiques

Le/la Secrétaire Général(e), le/la Sous-Préfet(e)


Liaisons fonctionnelles

L’ensemble des services de la sous-préfecture, les services de la Préfecture (Cabinet et secrétariats) et de la sous-préfecture de Roanne, les services déconcentrés de l’État et les unités départementales (DDFIP, DDT, DDPP, DDETS, DSDEN, ARS, DREAL…), les forces de sécurité de l’État, les collectivités territoriales via les maires, les élus et les secrétaires de mairie, les particuliers, les entreprises, les associations...