Technicien en gestion administrative et communication

Objectifs du poste :
Assurer le bon déroulement et la conservation des données cliniques dans le cadre des projets

Assurer la communication et la coordination entre les différents acteurs

Gestion administrative de l’unité NeoCare (50 %) 
Secrétariat
· Organisation des déplacements (ordres de mission, suivi des remboursements, réservation des véhicules)
· Gestion des commandes (stocks, commandes, livraisons)
· Prise des appels téléphoniques, réponse aux courriels
· Gestion des achats : définition des besoins en fournitures et sélection des produits/fournisseurs, effectuer la saisie des nouveaux fournisseurs, création et suivi des EJ, envoi aux fournisseurs pour validation de la commande, réception de la commande et SF, suivi de la facturation et du paiement
· Participer à l’organisation des recrutements (aider à la diffusion des offres, regrouper les candidatures, contacter les candidats…)
Evènements organisés par l’équipe
· Participation à des expositions canines et félines : préparation du déplacement, tenue du stand, échange avec les éleveurs
· Soirées NeoCare
Enseignement
· Visites d’élevage : Identification et prise de contact téléphonique avec les élevages/pensions/refuges / préparation du matériel de visite
· Suivi des documents à rendre par les étudiants
· Enregistrement des évaluations
Gestion de l’activité administrative et financière en lien avec les conventions
· Aider dans la mise en place des conventions (aide à la préparation des conventions)
· Aider dans le circuit des conventions (réalisation des fiches navettes, soumission au circuit de validation, envoi et réception des conventions)
· Elaboration annuel du budget, en collaboration étroite avec le directeur de l’unité
· Suivi de l’exécution du budget de conventions en dépenses et en recettes
· Mettre en place et exploitation de tableaux de bord et d’indicateurs de suivi d’activité
· Facturation et suivi des encaissements des recettes (générer les factures, les envoyer, faire les relances…)

Participer à la communication du Centre Neocare (50 %)
· Concevoir et gérer des outils et supports d’information et de communication externes et internes, y compris numériques
· Assurer le suivi éditorial d’ouvrages ou de publications, de leur conception à leur diffusion, en incluant le suivi de production, la mise à jour, l’animation, l’actualisation et la promotion
· Rédiger et mettre en forme les informations recueillies en fonction du média retenu
· En étroite collaboration avec les cliniciens et autres intervenants de l’unité, animer les site web et réseaux sociaux