Technicien en gestion administrative F/H
Référence : 2024-1655434
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : POLYTECH MARSEILLE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Placé-e sous l'autorité de la responsable du service, le/la gestionnaire exerce ses fonctions au sein du service financier de l'Ecole Polytech Marseille composé de 4 autres gestionnaires dont l'une est mutualisée 50 0/0 avec une unité de recherche.
Il/Elle a en charge la gestion des crédits du BAIM Budget Annexe Immobilier et assure un rôle de soutien administratif auprès du responsable du Service Technique Maintenance Logistique. Il/ Elle a en charge la gestion financière et administrative d'un portefeuille de départements et services pour laquelle elle réalise l'ensemble des actions de gestion
Il/Elle a la responsabilité de la gestion et la coordination des crédits émanant des centres de formation d'apprentis (CFA) et participe à la justification financière des projets pédagogiques de l'école.
Il/Elle est l'interlocutrice privilégiée pour tous les besoins administratifs et financiers de son périmètre de gestion, veille au respect des règles financières et administratives, à la bonne maitrise des processus, et à l'application des procédures.
Il/Elle assure la gestion administrative et financière du budget immobilier annexe et de départements et apporte une assistance administrative et financière au responsable du service STML Technique Maintenance et logistique de l’École.
Il/Elle assiste les responsables des départements pour les actes de gestion courante et le suivi budgétaire des crédits.
Il/Elle assurera la coordination et la gestion et le suivi des crédits dédiés aux contrats de professionnalisation et d'apprentissage,
Il/Elle participe à la justification financière des projets pédagogiques de l’École.
Activités Principale :
Gestion Logistique & Patrimoniale et départements
Procéder à l'ensemble des actes de dépenses et de recettes en gestion qualifiée sur le Système d'information SIFAC, dans le respect des procédures dédiées, Appliquer la réglementation financière imposée par l’Établissement, Contrôler la régularité et la sincérité des documents financiers et comptables,
Participer à l'organisation financière et administrative des évènements et des projets pédagogiques de l’École,
Préparer la fin de l'exercice comptable, Contrôler les échéances, Traiter les workflows, Gérer les litiges relatifs aux livraisons et à la facturation,
Assurer un rôle de soutien administratif dans le domaine logistique et patrimonial, et un suivi des dossiers relatifs aux prestataires titulaires des marchés publics,
Responsabilités et activités budgétaires :
Assurer la coordination CFA & Apprentissage (suivi des budgets, établissement des bilan, gestion des crédits,)
Suivre les crédits des lignes budgétaires AMU (mise en place des crédits, virements de masse, facturation interne et inter-sociétés et consommation),
Établir des bilans mensuels de suivi de consommation et opérations budgétaires pour les
Départements et Services,
Participer à l'élaboration des budgets initial et rectificatif, Alimenter les tableaux de bord.
Profil recherché
Animer, coanimer, et/ou participer à des groupes de travail,
Créer des procédures internes dans son domaine d'intervention,
Assurer la continuité de service en cas de vacances des autres gestionnaires
Connaissances :
- Droit public et Finances publiques,
- Règles et techniques de la comptabilité,
- Connaître les règles de gestion budgétaire applicable aux EPSCP,
- Systèmes d'information budgétaires et financiers,
- Connaissance générales de la commande publique,
- Connaissance générale de l'organisation du fonctionnement de l'Université,
- Environnement et réseaux professionnels,
- Langue anglaise : Al à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Collecter les informations nécessaires au traitement des demandes,
Maitriser les règles élémentaires de la gestion administrative et financière,
- Utiliser les logiciels bureautique et financier (Office, Sifac Qualifié)
- Capacités rédactionnelles
- Élaborer les outils d'analyses et de synthèse et savoir mener des actions correctives et préventives sur les écarts constatés : outils informatiques, tableaux de bord
- Hiérarchiser et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances,
- Avoir une bonne capacité à communiquer avec des interlocuteurs internes et externes
- Faire preuve de pédagogie
- Sens de la confidentialité
- Rigueur / Fiabilité/ Organisation,
- Capacité à intégrer et à travailler en équipe,
- Être force de proposition,
- Réactivité et Sens de l'initiative,
- Capacité d'analyse et d'anticipation,
- Être autonome dans son activité,
- Savoir rendre compte de son activité,
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Formations générales
Compétences attendues
Connaissances :
- Droit public et Finances publiques,
- Règles et techniques de la comptabilité,
- Connaître les règles de gestion budgétaire applicable aux EPSCP,
- Systèmes d'information budgétaires et financiers,
- Connaissance générales de la commande publique,
- Connaissance générale de l'organisation du fonctionnement de l'Université,
- Environnement et réseaux professionnels,
- Langue anglaise : Al à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Collecter les informations nécessaires au traitement des demandes,
Maitriser les règles élémentaires de la gestion administrative et financière,
- Utiliser les logiciels bureautique et financier (Office, Sifac Qualifié)
- Capacités rédactionnelles
- Élaborer les outils d'analyses et de synthèse et savoir mener des actions correctives et préventives sur les écarts constatés : outils informatiques, tableaux de bord
- Hiérarchiser et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances,
- Avoir une bonne capacité à communiquer avec des interlocuteurs internes et externes
- Faire preuve de pédagogie
- Sens de la confidentialité
- Rigueur / Fiabilité/ Organisation,
- Capacité à intégrer et à travailler en équipe,
- Être force de proposition,
- Réactivité et Sens de l'initiative,
- Capacité d'analyse et d'anticipation,
- Être autonome dans son activité,
- Savoir rendre compte de son activité,
Langues
- Anglais Autonome
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- Daniel MENDEZ
- Aurélie MORO
Qui sommes-nous ?
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk
Descriptif du service
Polytech Marseille est l'école d'ingénieurs d'Aix-Marseille Université. Elle est implantée sur 2 campus (Etoile et Luminy) et compte aujourd'hui près de 1600 élèves. Ses enseignants-chercheurs sont rattachés à 18 laboratoires de recherche qui couvrent tout le spectre de l'ingénierie. Le soutien aux actions transverses stratégiques de l'Ecole est essentiel
À propos de l'offre
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Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature (si votre CV est retenu), deux étapes : un échange téléphonique personnalisé et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois (sur demande)
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% (sous réserve de bénéficier d'un abonnement de transport) compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : lois -
Ses fonctions s'exercent principalement sur le site de l’Étoile Château Gombert avec déplacements intersites lors de réunions ou évènements particuliers. Possibilité de bénéficier de la semaine des 4 jours ou 4,5 jours mise en place par l’Établissement.
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Vacant à partir du 01/09/2024
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Chargée / Chargé de gestion financière
