TJ SAVERNE - Secrétaire administratif - secrétariat direction greffe

- création et/ou mise à jour des dossiers personnels des fonctionnaires, des contractuels et des stagiaires (congés, formation, événements personnels, astreintes, heures supplémentaires, évaluation, etc.),

- gérer la pointeuse KELIO (profils et gestion des anomalies – suivi des absences)

- relations avec le service des ressources humaines du SAR,

- réception, notification et transmission des arrêts maladie, avis de changements de situation,

- notification des décisions individuelles,

- gestion et notification des CET des agents

- préparation des tableaux des astreintes, des congés pour les vacations et les tableaux permanence du SAUJ

- préparation des plannings des stagiaires – 2de 3e, greffiers,

- établissement des convocations pour les visites médicales obligatoires,

- assistance au recrutement du personnel

- assurer le lien avec les lycées pour participation des élèves aux audiences publiques

- assurer la diffusion générale des notes et circulaires

- établir les PV d’installation

3-        Gestion du budget de fonctionnement/suivi du bâtiment

- participation au processus de la dépense (recueil des besoins, demandes de devis, formalisation des Demandes d’Achat et des Services-Faits sur Chorus formulaire, suivi des commandes, contrôle des livraisons et des prestations exécutées, transmission des factures au SAR, mise en commun avec le pôle Chorus),

- relations avec le service budgétaire et le pôle Chorus du SAR,

- suivi de la dotation budgétaire et de la consommation des crédits alloués à la juridiction, alerte au directeur de greffe de toute difficulté de gestion,

- suivi des contrats, préparation des reconductions et des nouveaux contrats / contrôle de leur exécution,

- suivi de l’exécution des marchés publics,

- suivi administratif des chantiers immobiliers en lien avec l’adjoint technique,

- réception et traitement du courrier,

- accueil physique et téléphonique des partenaires,

4-       Gestion logistique/fonctionnement

- distribution des fournitures,

- répartition des badges et clés

- mise à jour des répertoires téléphoniques,

- participation à la préparation des audiences solennelles de rentrée ou d’installation,

- interlocuteur des magistrats et fonctionnaires du tribunal judiciaire,

- toutes autres tâches confiées à titre exceptionnel et ponctuel par son supérieur hiérarchique.

- Toute mission à titre ponctuel confiée par la directrice de greffe afin de garantir la continuité du service public.