Un agent d'accueil et de secrétariat (H/F) pour son accueil général. - Haut-Bugey Agglomération
Référence : O001250723000965
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Oyonnax
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Haut Bugey Agglomération porte des projets d'envergure dessinant l'avenir du territoire.
Elle recrute :
Un agent d'accueil et de secrétariat (H/F) pour son accueil général.
MISSIONS PRINCIPALES :
Accueil physique et téléphonique du public
* Accueillir le public avec amabilité
* Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
* Appliquer les règles de communication et de protocole
* Mettre en relation des correspondants
* Gérer les situations de stress et réguler les tensions
* Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
* Conserver neutralité et objectivité face aux situations
* Adapter son intervention aux différents publics
* Appliquer les règles et consignes de sécurité liées aux lieux
Préparation des bureaux communautaires
* Préparer les dossiers en lien avec la responsable
* Solliciter et vérifier les documents auprès des intéressés
* Mettre en forme et envoyer les dossiers et les convocations
* Préparer la salle
* Rédiger le compte-rendu et faire la transmission (élus et interne)
Secrétariat administratif
* Gérer un planning des réservations de salles
* Préparer des salles lors de certaines réunions
* Enregistrer des factures
* Transmettre les arrêtés aux délibérations en sous-préfecture
* Traiter les emails et les courriers (répartitions dans les services concernés et enregistrement informatique
* Assurer la gestion des stocks de fournitures administratives
* Mettre en forme les courriers de certains services (communication, cabinet...)
* Suivre la procédure et le protocole pour signature
* Envoyer les courriers et faire des copies pour les services concernés
* Gestion des invitation (président)
Gestion des commissions
* Envoyer les convocations aux personnes concernées
* Faire la relance des présences
* Gérer la commande des plateaux repas
* Gérer les bases des données
Ponctuellement :
* Gérer l'agenda du président et du directeur du cabinet
* Gérer certains dossiers non confidentiels
* Remplacer et effectuer les tâches d'un/une collègue d'accueil en son absence
* Faire les courses pour différents réunions (café, thé...)
* Préparer le v½u du Président au début de l'année et envoyer la carte
Profil recherché
COMPÉTENCES REQUISES :
- Répondre au téléphone
- Outils bureautiques et Internet
- Techniques d'accueil, règles de communication
- Fonctionnement des instances décisionnelles territoriales
- Connaissance de l'environnement territorial
QUALITÉS SOUHAITÉES :
- Qualités relationnelles
- Capacité d'organisation, réactivité et sens de l'anticipation
- Esprit d'initiative, autonomie et adaptabilité
- Travail en collaboration (services)
- Discrétion professionnelle
- Bonne présentation
- Ponctualité
- Écoute
Qui sommes-nous ?
Entre Lyon et Genève, dans le département de l'Ain, la Communauté d'agglomération Haut Bugey agglomération rassemble 42 communes et compte près de 64 000 habitants.
Au coeur de la Plastics Vallée, elle représente le premier pôle de plasturgie en Europe. Elle réussit à concilier harmonieusement qualité de vie et dynamisme économique.
Haut Bugey agglomération porte des projets d'envergure dessinant l'avenir du territoire.
À propos de l'offre
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Informations complémentaires :
Recrutement par voie statutaire ou contractuelle
Filière : Administrative
Emploi des Adjoints administratif
Durée hebdomadaire : Temps complet
Lieu de travail : Siège HBA
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + avantages (CNAS, participation mutuelle, prévoyance, titres restaurant)
Une lettre de candidature accompagnée d'un CV détaillé et du dernier arrêté de situation pour les agents titulaires doit être adressée par mail : emploi@hautbugey-agglomeration.fr à : Monsieur le Président de Haut Bugey Agglomération - 57 rue René Nicod - CS 80502 - 01117 Oyonnax Cedex
Renseignements :
emploi@hautbugey-agglomeration.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 15/09/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
