UN ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) - REGION ILE DE LA REUNION
Référence : O974241125000003
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils régionaux
- Localisation : Saint-Denis
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le titulaire du poste sera placé sous la responsabilité de la Directrice Culture et Sports. L'assistant de direction collaborera étroitement avec la DCS et l'assistante de direction en poste pour faciliter la mise en ½uvre des missions de la DCS.
1/ Missions exercées en binôme avec l'assistante de direction en poste :
* L'organisation de la vie professionnelle de la Directrice Culture et Sports
o Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
o Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers ;
o Assurer l'accueil et l'information des interlocuteurs et relayer si besoin auprès de l'interlocuteur compétent dans un esprit de courtoisie et de réserve ;
* L'organisation et la planification des réunions
o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de réunion ;
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec la Directrice Culture et Sports ;
* La gestion de l'information, le classement et l'archivage
o Préparer des dossiers ;
o Rechercher et diffuser l'information ;
o Trier, classer et archiver des documents.
2/ Les missions spécifiques :
* La rédaction de compte rendus des réunions
o Prendre des notes lors des réunions ;
o Rédiger des comptes rendus ;
* La réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
o Saisir des documents de forme et de contenus divers (tableaux de bord, rétroplanning...) ;
o Réaliser des supports de présentation (PowerPoint, Canva, Xmind ...)
* La diffusion de bonnes pratiques en matière de gestion administrative
o Mettre en place des procédures/process
o Veiller à l'harmonisation des pratiques entre les différents pôle et services de la DCS
* Le suivi des projets et activités de la Direction Culture et Sport en lien étroit avec le responsable administratif et financier
o Renseigner les tableaux de suivi des activités du service ;
o Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission de la DCS ;
o Assurer le suivi des rapports via l'outil informatique Webdelib (validation, suivi, modification, respect des délais et circuits de procédures)
o Participer à la diffusion des informations utiles aux instances décisionnelles.
Profil recherché
CAPACITÉS - APTITUDES :
* Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement d'une collectivité territoriale ;
* Expérience sur un poste d'assistant de direction ;
* Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Suite Office, Mafate, Géco, Astre, Webdelib...) ;
* Connaissance des procédures administratives ;
* Aisance rédactionnelle ;
* Sens de l'organisation et de la planification ;
* Sens de la diplomatie ;
* Excellent relationnel ;
* Esprit d'initiative et d'autonomie ;
* Disponibilité, qualité d'écoute, rigueur ;
* Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle exigé.
À propos de l'offre
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MODALITÉS DE RECRUTEMENT :
* Versant : Fonction Publique Territoriale ;
* Cadre d'emplois des Adjoints administratifs Territoriaux ;
* Recrutement par voie :
? Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ;
? Contractuelle (Bac +2 minimum ; article L332-8 du Code Général de la Fonction Publique) ;
* Absence de conflit d'intérêts.
Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations réglementaires.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/02/2025
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Assistante / Assistant de direction
