UN ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) - REGION ILE DE LA REUNION
Référence : O974241223000370
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils régionaux
- Localisation : Saint-Denis
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Placé sous la responsabilité de la Directrice de la Culture et du Sport, le titulaire du poste devra assurer les missions suivantes :
1 - Missions exercées en binôme avec l'Assistante de Direction en poste :
* Organisation de la vie professionnelle de la Directrice Culture et Sports
o Gérer l'agenda et organiser les rendez-vous en fonction des priorités ;
o Recevoir, transmettre les messages téléphoniques et les courriers ;
o Assurer l'accueil des interlocuteurs et les orienter si besoin auprès de l'interlocuteur compétent dans un esprit de courtoisie et de réserve ;
* Organisation et planification des réunions
o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de réunion ;
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec la Directrice Culture et Sports ;
* Gestion de l'information, classement et archivage
o Préparer des dossiers ;
o Rechercher et diffuser l'information ;
o Trier, classer et archiver des documents.
2 - Missions spécifiques :
* Rédaction de compte rendus des réunions
o Noter les éléments lors des réunions ;
o Rédiger des comptes rendus ;
* Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
o Saisir des documents de forme et de contenus divers (tableaux de bord, rétroplanning, etc.) ;
o Réaliser des supports de présentation (PowerPoint, Canva, Xmind, etc.) ;
* Diffusion de bonnes pratiques en matière de gestion administrative
o Établir des procédures/process ;
o Veiller à l'harmonisation des pratiques entre les différents pôle et services de la DCS ;
* Suivi des projets et activités de la Direction Culture et Sport en lien étroit avec le Responsable Administratif et Financier
o Renseigner les tableaux de suivi des activités du service ;
o Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission de la DCS ;
o Assurer le suivi des rapports via l'outil informatique Webdelib (validation, suivi, modification, respect des délais et circuits de procédures) ;
o Participer à la diffusion des informations utiles aux instances décisionnelles.
Profil recherché
* Maîtrise des principaux logiciels bureautiques (LibreOffice et Microsoft Office) ;
* Connaissance des outils métiers de la Région Réunion appréciée (Astre Finance, GRR, GLPI, I-Parapheur, etc.) ;
* Rigueur et respect des règles de fonctionnement du service ;
* Savoir travailler en équipe et capacité à s'intégrer à une équipe jeune et dynamique ;
* Autonomie, motivation, envie d'apprendre sont indispensables sur ce poste ;
* Sens des relations humaines et sens du service public ;
* Gestion du stress ;
* Capacité à gérer les priorités ;
* Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.
À propos de l'offre
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Durée du contrat : 12 mois
* Versant : Fonction Publique Territoriale ;
* Cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux ;
* Recrutement par voie :
? Contractuelle (Article L332-13 du Code Général de la Fonction Publique Territoriale) ;
* Nouvelle Bonification Indiciaire : Inéligible ;
* Permis B obligatoire
* Durée : 12 mois
* Absence de conflit d'intérêts.
Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations réglementaires. -
Art. L332-13 du code général de la fonction publique - Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
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Vacant à partir du 01/02/2025
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Assistante / Assistant de direction
