Un assistant ou une Assistante de gestion 761-24 - Conseil Régional d'Ile de France
Référence : O093240830000640
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils régionaux
- Localisation : Saint-Ouen-sur-Seine
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Contribuer à l'organisation et au suivi technique des manifestations
GERER LES DEMANDES DES UTILISATEURS ET ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF
En coordination avec les collègues agents de réception et chargés de coordination événementielle : Réceptionner, traiter et diffuser les informations reçues via la boîte générique Réceptionner, analyser, traiter ou orienter les demandes des utilisateurs reç
Assurer l'organisation administrative des prestations : Passer les commandes auprès du prestataire de restauration protocolaire et du room-service Demander les devis aux traiteurs et différents fournisseurs en fonction de l'analyse des besoins, demander pu
Intégrer les informations relatives aux réservations et aux prestations dans le calendrier du service et le tenir à jour quotidiennement Compléter et tenir à jour les tableaux de bord des prestations quotidiennement Trier, classer et archiver les dossiers
SUIVI OPERATIONNEL ET TECHNIQUE DE L'ORGANISATION DES PRESTATIONS EN LIEN AVEC LES CHARGES DE COORDINATION EVENEMENTIELLE
Contribuer et suivre la planification logistique des prestations et des événements
Assurer la mise en place et la bonne exécution des prestations : Préparer et acheminer en amont le matériel nécessaire aux prestations Superviser et contrôler le travail des prestataires sur le terrain (états des lieux d'entrée et sortie, contrôle de l'app
Assurer les permanences en fonction du planning événementiel et des besoins du service
MISSIONS LIEES A L'ACTIVITE QUOTIDIENNE DU SERVICE
Gérer les stocks de produits, biens et fournitures Réceptionner les livraisons de denrées, matériels et fournitures Contrôler la conformité des commandes et ranger les marchandises livrées
Entretenir et assurer la propreté et le bon état des espaces de réception et des cuisines Contribuer et suivre la maintenance technique des équipements en lien avec le prestataire dédié
Contribuer à la commande de la décoration florale et des gerbes selon les demandes protocolaires
MISSIONS SECONDAIRES
Assurer l'appui aux autres équipes du service à la demande de la cheffe de service
Participer à la rédaction et à l'évolution des process
Participer aux groupes de travail de la direction et du pôle Participer à la rédaction et à l'évolution des process
Profil recherché
- Maîtrise d'Outlook
- Logiciels de bureautique (Excel et Word)
- Fonctionnement de la fonction publique territoriale
- Application des règles budgétaires et comptables
- Reporting et technique d'archivage
- Port de charges lourdes et respect du port des EPI
- Capacité à travailler en équipe Rigueur et sens de l'organisation
- Rigueur et sens de l'organisation
- Discrétion et diplomatie Conditions spécifiques liées au poste - Contraintes horaires spécifiques - Pics d'activité conjoncturels
Qui sommes-nous ?
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Adjoint technique , Adjoint technique principal de 1ère classe, Adjoint technique principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/11/2024
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
