Un-e assistant-e administratif-ve chargé-e de l'accueil de la Mairie - Commune du Passage d'Agen

Sous l'autorité de la responsable du service Relations avec les habitants et démocratie participative, vous assurerez les missions d'accueil du public de la Mairie (3 jours / semaine) et des missions d'assistance administrative au service.

Accueillir (accueil physique et téléphonique), renseigner et orienter le public afin de faciliter les démarches administratives
- Accueille le public avec amabilité et favorise l'expression de la demande
- Reçoit, filtre et oriente le standard de la Mairie
- Met en relation les correspondants
- Prend les messages et les transmet aux différents interlocuteurs
- Identifie et gère la demande en fonction de son degré d'urgence
- Oriente vers les personnes et services compétents
- Renseigne sur l'organisation et le fonctionnement de la Collectivité
- Oriente les usagers, le cas échéant, vers les autres acteurs institutionnels (Préfecture, Agglomération d'Agen, Conseil Départemental...).
- Régule l'entrée des visiteurs et groupes et surveille les accès
- Gère les situations de stress et régule les tensions au sein de l'espace Accueil.

Poursuivre la dynamique d'organisation de l'accueil du public de la Collectivité :
- Renforce le lien de proximité avec les administrés
- Simplifie les démarches administratives

Assure l'interface entre le Guichet d'Accueil et les services de la Collectivité, notamment en matière d'e-administration, afin de simplifier les démarches administratives des usagers
- Accueille et renseigne les personnes sur le fonctionnement et les procédures courantes des différents services
- Renseigne les usagers sur les procédures à suivre en ligne, notamment en matière d'Etat Civil (prise de rendez-vous « Passeport-CNI »)

Assure la prise de rendez-vous et la communication des informations en interne
- Transmet de façon journalière les informations en interne (rendez-vous, messages, courriels...)
- Tient à jour de façon journalière un registre de main courante des messages et de leur suivi
- Pour le Maire : transmet, par courriel, les messages et les demandes de rendez-vous à la responsable du service Relations avec les habitants et Communication
- Recense les demandes des usagers en matière de documents d'information et de communication
- Diffuse des informations ou documents par voie d'affichage au sein de l'espace accueil et sur le tableau d'affichage d'entrée de la Mairie

Commémorations - Inaugurations - Cérémonies - Animations
- Collabore à l'organisation de l'ensemble de cérémonies confiées au service,
- Collabore à l'élaboration et la gestion des outils permettant le suivi des évènements,
- Collabore à la gestion des invitations
- Gère les réponses aux invitations,
- Met à jour les bases de données post évènement,
- Collabore au diagnostic de l'évènement

- Collabore à la communication numérique et des réseaux sociaux