un-e assistant-e de gestion administrative CDD 8 mois - MAIRIE DE SAINT SEBASTIEN SUR LOIRE

Au sein du pôle administratif et budgétaire de la Direction, l’agent·e assure l’accueil et l’information du public, le suivi et la mise en œuvre des activités administratives de la Direction, ainsi que des tâches de gestion comptable.
Il·elle veille au bon fonctionnement administratif, à la qualité de la relation avec les usager·es et à l’appui aux équipes éducatives.

MISSIONS DETAILLÉES :

Accueil et relation aux usager·es
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles et des usager·es (orientation, information, prise de rendez-vous)
• Informer et accompagner les familles dans leurs démarches (inscriptions, réservations, pièces justificatives, échéances)
• Apporter une réponse de premier niveau aux demandes, en lien avec les équipes éducatives et les autres services municipaux
• Veiller à la qualité de l’écoute, à la clarté de l’information et au respect des règles de confidentialité
Gestion des inscriptions et des dossiers familles
• Enregistrer et mettre à jour les dossiers d’inscription sur le logiciel dédié
• Assurer le suivi des présences et des réservations, contrôler la cohérence des données
• Gérer les demandes de modifications ou d’annulations dans le respect des procédures internes
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers familles
Suivi des Projets d’Accueil Individualisé (PAI) et des documents médicaux
• Réceptionner les PAI après vérification par le service restauration
• Transmettre les informations médicales aux équipes d’animation concernées et en assurer la mise à jour
• Garantir la conformité réglementaire des dossiers médicaux
• Assurer le lien avec les familles et, le cas échéant, avec les partenaires concernés
Organisation administrative des activités de la Direction
• Constituer et suivre les dossiers de séjours (autorisations parentales, assurances, pièces d’identité)
• Assurer une assistance à l’organisation logistique (réservations, transport, restauration)
• Assurer le suivi post-événement : retour des documents, bilans, archivage
Gestion budgétaire et comptable
• Participer aux éléments de construction budgétaire de la Direction et à leur consolidation (collecte de données)
• Réaliser les engagements dans les outils dédiés dans le respect des procédures financières et des échéanciers
• Réaliser les certifications de factures, contrôler la conformité des pièces et des prestations, et assurer leur transmission selon la chaîne comptable
Participation à la vie du service
• Apporter un appui ponctuel à la communication (affichage, flyers, mailings, mise à jour d’informations)
• Participer à la préparation logistique d’événements éducatifs ou familiaux
• Contribuer à l’amélioration continue des procédures d’accueil, de gestion administrative et budgétaire