Un gestionnaire administratif (h/f) - Mairie de PALAISEAU

Palaiseau est une ville jeune, attractive et originale qui concilie développement économique et qualité de vie. Avec ses 38 000 habitants, Palaiseau est ancrée au sein du Grand Paris et accessible grâce à ses 4 gares situées sur la ligne de RER B. L’avenir s’écrit ici, dans ce pôle d’excellence où foisonnent savoir et créativité, et dont le prestige de ses grandes écoles rayonne à l'international.

Au sein du Département des Services Techniques et de l’Aménagement, le service administratif définit et met en œuvre le budget de l’ensemble du département. Elle accompagne les différents services dans la construction des budgets prévisionnels, elle est responsable de la gestion budgétaire, du suivi des marchés publics.

Rattaché à la responsable du service administratif des services techniques, vous jouerez un rôle clé dans l’accompagnement administratif du service Projets transition écologique, des responsables de service et dans la gestion du Centre Technique Municipal.

Accueil et gestion administrative
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des agents, services, prestataires, administrés et partenaires.
• Rédiger et suivre les courriers et réponses aux sollicitations via le logiciel Air Courrier.
• Participer à la diffusion du courrier et au suivi des dossiers agents.
Gestion des logements municipaux
• Assurer le suivi administratif des baux locatifs (hors logements sociaux) : conventions, avenants et renouvellements.
• Calculer et notifier les loyers, assurer le suivi des états de loyers en lien avec le service finances.
• Gérer les attestations de départ (occupation précaire et révocable).
• Mettre à jour le tableau annuel de suivi du parc de logements.
• Réaliser les états des lieux entrants et sortants.
• Gérer la refacturation des frais d’entretien des chaudières.
• Établir le tableau semestriel de refacturation des consommations d’eau.
Organisation et suivi des services
• Élaborer et diffuser le planning des permanences de l’astreinte technique.
• Assurer la transmission des heures supplémentaires au service Ressources Humaines.
• Créer et mettre à jour des procédures et formulaires liés aux astreintes techniques.
Unité assainissement
• Assurer la gestion administrative des procédures de conformité.
• Enregistrer et traiter les demandes, support à la rédaction les rapports.
• Tenir le calendrier et organiser les rendez-vous.
Missions complémentaires
• Remplacer la responsable administrative en son absence.
• Assurer le remplacement de l’agent d’accueil si nécessaire et suivi des messages CTM
• Participer au suivi des formations des agents en l’absence de l’agent administratif référent.