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UN·E AGENT.E ADMINISTRATIF.VE POUR SON SERVICE VIE ASSOCIATIVE/EVENEMENTIEL H/F - Mairie d'ORSAY

Référence : O091250601399472

  • Fonction publique : Fonction publique Territoriale
  • Employeur : Communes
  • Localisation : Orsay
Domaine : Ressources humaines
Postuler sur le site employeur

Date limite de candidature : 03/08/2025

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Sous la responsabilité de la Cheffe du service vie associative et événementiel, au sein de la Direction de l'Animation de la Cité, vous apportez votre soutien dans la mise en oeuvre administrative, logistique et opérationnelle des évènements organisés par la collectivité et les associations de la ville.

- Soutien administratif lié à la réalisation des évènements et à la gestion des salles :Rédaction de courriers, conventions, notes, rapports, compte-rendu,
- Gestion de l'information, classement et archivage des dossiers,
- Création et mise à jour de plannings, calendriers événementiels liés à la programmation en cours et prévisionnelle,
- Gestion du planning des différentes salles de la ville et des tâches administratives de location,
- Élaboration et suivi d'outils informatiques utiles au fonctionnement du service (annuaires prestataires, répertoires, fichier associations, statistiques, fréquentation de salles, reporting...),
- Gestion des inscriptions liées aux événements,
- Traitement et suivi des interventions de l'équipe des Fêtes,
- Réalisation de travaux comptables (demande et suivi de devis, bon de commande, suivi dépenses, budget...).

- Soutien logistique et opérationnel liés aux évènements :Aide aux équipes de terrain (installations, rangement, catering, accueil du public, des prestataires ou services partenaires),
- Présence lors des évènements (Dictée, Foires à tout, Bal, Feu d'artifice de rentrée, Forum des associations, Orsay sous les Sapins...).

- Accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires :Accueil et renseignements des différents acteurs (responsables d'associations, partenaires ...)
- Gestion des appels téléphoniques et des courriers/colis entrants 

- Repérer les dysfonctionnements et les signaler à la responsable,
- Contribuer à la continuité du service en fonction de ses compétences et qualifications.

Profil recherché

- Maîtrise des outils bureautiques et applicatifs métiers,
- Connaissance du logiciel CIRIL,
- Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse ;
- Capacité d'autonomie et d'organisation ;
- Qualité relationnelle, diplomatie et sens de l'accueil ;
- Devoir de réserve, de confidentialité et discrétion professionnelle ;
- Disponibilité soirées, week-end et jours fériés ;
- Expérience dans l'Animation et/ou vie associative appréciée ;
- Permis B ;
- Force de proposition, rigueur et réactivité.

- Poste à pourvoir dès que possible à temps complet 37h30/semaine (25 jours de congés + 14 jours de RTT).
- Forte disponibilité en saison  (pose de congés en lien avec les opérations).
- Horaires décalés lors des manifestations.
- Recrutement par mutation, détachement ou sur liste d'aptitude, à défaut par voie contractuelle (cadres d'emplois des adjoints administratifs, catégorie C).
- Rémunération indiciaire + RIFSEEP + prime annuelle + CNAS + participation employeur à la complémentaire santé + association du personnel + programme d'activités dans le cadre de la Qualité de vie au travail (QVT) + prise en charge des frais de transport en commun à hauteur de 75% + la gratuité de l'accès à la piscine et un tarif préférentiel au cinéma d'Orsay pour vous, votre conjoint et vos enfants + forfait mobilité durable.
- Poste ouvert aux travailleurs en situation de handicap.

Qui sommes-nous ?

Membre de la Communauté Paris Saclay
ligne B du RER

À propos de l'offre

  • Mariama SADIAKHOU
    01 60 92 81 46

    Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

  • Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif

  • Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

  • Vacant à partir du 03/08/2025

  • Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

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