Un·e assistant·e de direction - Conseil Départemental du Lot-et-Garonne
Référence : O047241008001577
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Agen
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Le département de Lot-et-Garonne recrute un·e assistant·e de direction
Direction générale adjointe des ressources et de l'éducation
Cadre d'emploi des adjoints administratifs
Missions et activités
Placée sous l'autorité du DGA, agente chargée d'apporter une aide permanente aux directeurs et cadres de la DGARE, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers de la direction.
Activités Principales :
- Accueil téléphonique et physique du secrétariat
- Organisation et planification des réunions
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Ouverture et tri du courrier par service, enregistrement courrier départ et arrivée et chrono, gestion sous AIRS courrier
- Mise en forme/saisie de courriers/publipostage/envoi
- Suivi des instances de la direction
- Rapports et notes
- Rapport VP/Commissions/CP (Gedelib) : saisie - transformation des rapports - suivi des circuits
- Tableau récapitulatif de suivi de tous les rapports
- Saisie de rapports relatifs aux sessions budgétaires
- Mise en forme des rapports d'orientation budgétaire et rapport d'activités
- Divers travaux de mise en forme (diaporama/tableur...)
- Photocopies diverses
- Classement et archivage
- Organisation du classement physique et numérique des dossiers de la direction
- Gestion des chronos,
- Classement de dossiers numériques et physiques
- Gestion des commandes de fournitures et documentation pour la direction
- Suivi des projets et activités de la direction
- Intégration des priorités de la direction dans la gestion quotidienne du secrétariat/préparation
- Plan de continuité d'activité de l'administration départementale : chargée de la logistique administrative
- Suivi du télétravail au sein de la DGARE
- Organisation de visio-conférences
- Encadrement d'un agent chargé de l'accueil et de la logistique
- Intérim secrétariat DRHDS et direction des Finances
Profil recherché
Compétences requises
Qualifications obligatoires
- Techniques de secrétariat
- Organisation et gestion du temps
- Très bonne connaissance des règles d'expression écrite et orale
Qualifications autres
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, et les applications Airs courrier et Gedelib
- Maîtrise des outils visio : Gotomeeting, Zoom, Teams
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Maîtrise des circuits et procédures
- Vocabulaire professionnel de la direction
- Utilisation du site de commandes de fournitures Web du fournisseur
Les savoir-faire
- Organiser et gérer le temps de travail
- Organisation de réunions
- Savoir utiliser les applications informatiques
- Tenues de tableaux de bord et outils de planification et suivi
Les savoir-être
- Sens de l'organisation, autonomie
- Réactivité, dynamisme, initiative
- Capacité d'adaptation
- Disponibilité
- Qualités relationnelles
- Discrétion professionnelle
- Respect de la confidentialité
À propos de l'offre
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Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation, CV récent et un arrêté de dernière situation administrative obligatoire pour les agents titulaires de la fonction publique), au lien ci-dessous :
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/12/2024
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Assistante / Assistant de direction
