Un·e assistant·e de direction - Conseil Départemental du Lot-et-Garonne
Référence : O047241009000104
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Agen
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Le département de Lot-et-Garonne recrute un·e assistant·e de direction
Direction générale adjointe des ressources et de l'éducation
Cadre d'emploi des adjoints administratifs
Missions et activités
Placé·e sous l'autorité du DGA, agent·e chargé·e d'apporter une aide permanente aux directeurs et cadres de la DGARE, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers de la direction.
Activités Principales :
Accueil téléphonique et physique du secrétariat
Organisation et planification des réunions
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Ouverture et tri du courrier par service, enregistrement courrier départ et arrivée et chrono, gestion sous AIRS courrier
Mise en forme/saisie de courriers/publipostage/envoi
Suivi des instances de la direction
Rapports et notes : rapport VP/Commissions/CP (Gedelib) : saisie - transformation des rapports - suivi des circuits- tableau récapitulatif de suivi de tous les rapports
Saisie de rapports relatifs aux sessions budgétaires
Mise en forme des rapports d'orientation budgétaire et rapport d'activités
Divers travaux de mise en forme (diaporama/tableur...)
Photocopies diverses
Classement et archivage
Organisation du classement physique et numérique des dossiers de la direction
Gestion des chronos,
Classement de dossiers numériques et physiques
Gestion des commandes de fournitures et documentation pour la direction
Suivi des projets et activités de la direction
Intégration des priorités de la direction dans la gestion quotidienne du secrétariat/préparation
Plan de continuité d'activité de l'administration départementale : chargée de la logistique administrative
Suivi du télétravail au sein de la DGARE
Organisation de visio-conférences
Intérim secrétariat DRHDS et direction des Finances
Profil recherché
Qualifications obligatoires
Techniques de secrétariat
Organisation et gestion du temps
Très bonne connaissance des règles d'expression écrite et orale
Qualifications autres
Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, et les applications Airs courrier et Gedelib
Maîtrise des outils visio : Gotomeeting, Zoom, Teams
Fonctionnement des services de la collectivité
Maîtrise des circuits et procédures
Vocabulaire professionnel de la direction
Utilisation du site de commandes de fournitures Web du fournisseur
Savoirs-faire
Organiser et gérer le temps de travail
Organisation de réunions
Savoir utiliser les applications informatiques
Tenues de tableaux de bord et outils de planification et suivi
Savoirs-être
Sens de l'organisation, autonomie
Réactivité, dynamisme, initiative
Capacité d'adaptation
Disponibilité
Qualités relationnelles
Discrétion professionnelle
Respect de la confidentialité
À propos de l'offre
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Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation, CV récent et un arrêté de dernière situation administrative obligatoire pour les agents titulaires de la fonction publique), au lien ci-dessous :
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/12/2024
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Assistante / Assistant de direction
