Un(e) Assistant(e) de Direction Générale (F/H) - COMMUNE D'AIX-EN-PROVENCE
Référence : O013250301395465
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Aix-en-Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Accueillir et renseigner les publics
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du public.
Vous orientez le public de manière efficace.
Assister la Directrice Générale Adjointe des Services et l'encadrement de la Direction Générale Adjointe
Vous tenez l'agenda de la Directrice générale adjointe.
Vous organisez et mettez en place des réunions.
Vous assurez l'interface avec les directions de la DGAS.
Vous assurez l'interface avec la Direction générale des services.
Vous assurez l'interface avec l'ensemble des autres DGAS.
Vous assurez la collecte et le traitement des informations internes de gestion (véhicules de service, HS,..)
Assurer le traitement administratif RH
Vous suivez et saisissez les congés et les arrêts maladies pour les diverses directions de la DGAS.
Vous saisissez les heures supplémentaires pour les diverses directions de la DGAS.
Vous préparez le traitement de l'ensemble des instances RH.
Gérer et trier le courrier
Vous enregistrez, triez et orientez le courrier.
Traiter les dossiers administratifs de la Direction Générale Adjointe des Services
Vous saisissez des documents administratifs.
Vous organisez et gérez un classement de dossiers.
Vous diffusez les actes administratifs internes à la DGAS.
Vous saisissez, suivez, surveillez les délibérations à passer aux Conseils des Adjoints et aux Conseils municipaux.
L'assistant(e) de direction générale effectue les tâches courantes de secrétariat dans le respect des délais et de façon efficace afin d'assister au mieux le (les) responsable(s) concerné(s) et d'assurer le suivi complet de certains dossiers.
ACTIVITES
Accueillir et renseigner les publics
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du public.
Vous orientez le public de manière efficace.
Assister la Directrice Générale Adjointe des Services et l'encadrement de la Direction Générale Adjointe
Vous tenez l'agenda de la Directrice générale adjointe.
Vous organisez et mettez en place des réunions.
Vous assurez l'interface avec les directions de la DGAS.
Vous assurez l'interface avec la Direction générale des services.
Vous assurez l'interface avec l'ensemble des autres DGAS.
Vous assurez la collecte et le traitement des informations internes de gestion (véhicules de service, HS,..)
Assurer le traitement administratif RH
Vous suivez et saisissez les congés et les arrêts maladies pour les diverses directions de la DGAS.
Vous saisissez les heures supplémentaires pour les diverses directions de la DGAS.
Vous préparez le traitement de l'ensemble des instances RH.
Gérer et trier le courrier
Vous enregistrez, triez et orientez le courrier
Traiter les dossiers administratifs de la Direction Générale Adjointe des Services
Vous saisissez des documents administratifs.
Vous organisez et gérez un classement de dossiers.
Vous diffusez les actes administratifs internes à la DGAS.
Vous saisissez, suivez, surveillez les délibérations à passer aux Conseils des Adjoints et aux Conseils municipaux.
Profil recherché
Diplôme d'assistant(e) de direction ou équivalent souhaité.
Vous maîtrisez les procédures administratives et leur application, les logiciels bureautiques et les techniques d'accueil. Autonome et réactif(ve), vous savez prioriser les urgences, identifier et satisfaire les besoins. Vous possédez des qualités relationnelles. Vous faîtes également preuve d'un esprit méthodique et logique, d'un sens de l'organisation. Vous avez le sens du service public.
CONDITIONS DE TRAVAIL
Cycle de travail : 37h30 ou 38h30
Lieu d'affectation : Halle aux Grains - Aix-en-Provence
Rémunération : Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelles.
Adresser votre candidature avant le 21/04/2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires)
Un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date.
À propos de l'offre
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Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 23/05/2025
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Assistante / Assistant de direction
