Un(e) assistant(e) de Secrétariat général (H/F)

-       Réceptionner, traiter et orienter le courrier, les appels et messages téléphoniques ;

-       Assurer la préparation, l’envoi des dossiers pour le Contrôleur général, économique et financier (CGEFI), et leur suivi;

-       Accueillir et prendre en charge les visiteurs ;

-       Organiser les déplacements des agents du SG ;

-       Assurer la reprographie de documents et la mise sous PDF ;

-       Suivre les relations avec la restauration collective (nouveaux agents, réceptions, …), les sociétés intérimaires, l’intérimaire et le CNG (émission de bons de commandes, mise en paiement), la médecine d’embauche et la médecine du travail ;

-       Venir en appui du Secrétaire général et du Chef du bureau Ressources pour l’organisation et la mise en œuvre des élections internes du CNG ;

-       Remplacer l’assistante de la direction générale lors de ses absences.

Vous aurez par ailleurs pour mission spécifique de :

-       Assurer la relation avec le voyagiste (établissement des ordres de mission, régularisation des états de frais, mise à jour des profils voyageurs, contrôle des factures, etc.) ;

-       Réserver les salles à l'extérieur du CNG (réservation, bon de commande, mise en paiement, suivi budgétaire ...) ;

-       Suivre le marché de Sténotypie (émission des bons de commande, mise en paiement, suivi du marché, suivi budgétaire, transmission des comptes rendus de réunions auprès des départements concernés, suivi du tableau de sténotypie) ;

-       Contribuer au processus de recrutement (mise en forme des fiches de poste, diffusion, organisation des  prises de rendez-vous avec les candidats sélectionnés, suivi du tableau de recrutement en lien avec le bureau Ressources).

Enfin, vous consacrerez également un temps dédié, entre 20 et 30%, au suivi des processus supervisés directement par le secrétaire général :

- Suivi des projets relatifs à l’utilisation des locaux du CNG

- Suivi des contentieux en cours avec la cellule des affaires juridiques

- Suivi de la production des tableaux de bord du CNG en lien avec le SG et le responsable budgétaire

- Suivi du contrat d’objectifs et de performance, des préconisations de l’IGAS et de la Cour des comptes

- Participation à certains processus RH (indicateur sur les recrutement, discipline, formation).

- Organiser la formalisation de certaines procédures en lien avec les départements métiers et les équipes du secrétariat général