Un(e) gestionnaire administratif(ve) - Mairie de RAMBOUILLET

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice des affaires juridiques et générales, au sein du secrétariat général, vous assurez en binôme des missions administratives notamment relatives à la gestion et au suivi du conseil municipal, à la rédaction des actes administratifs ainsi qu'à l'organisation des bureaux de vote en période d'élection. Par ailleurs, vous êtes référent pour la mise en ½uvre et le suivi des procédures relatives à l'obtention des subventions d'investissement ainsi que les procédures relatives aux assurances.

Missions administratives en binôme avec l'assistante de direction du secrétariat général
- Assurer l'organisation du conseil municipal : retro planning - ordre du jour - préparation du dossier de conseil - télétransmission des convocations et des documents - affichage - préparation de la salle du conseil - mise en forme des délibérations/contrôle de légalité - procès-verbal - tenue des registres),
- Assurer la rédaction des actes administratifs (décisions/arrêtés),
- Assurer l'organisation des bureaux de vote en période d'élection,
- Organiser et planifier la vie professionnelle de la direction des affaires juridiques et de la direction générale (agendas, courriers, présentations, tableurs, suivi des projets, ordre du jour réunion, compte rendu, ...),
- Assurer la réception, la distribution du courrier, l'enregistrement des courriers stratégiques,
- Assurer l'accueil téléphonique et physique,
- Missions diverses (réservation de salles/véhicules, préparation de salles, dossiers taxis, ...), ...

Subventions d'investissement
- Exercer une veille concernant les possibilités de financements des projets communaux,
- Réunir et animer régulièrement les groupes de travail le comité de pilotage « subvention » en lien avec les porteurs de projets, et les directions concernées,
- Planifier, constituer et suivre les dossiers de subvention (rédaction des dossiers, dépôt, notification, versement) en lien avec les porteurs de projet et les directions concernées,
- Gérer les échanges avec les partenaires financiers et les services opérationnels, rédiger les courriers,
- Assurer un suivi régulier avec la direction des finances en termes de prospectives, notifications, versement des subventions, bilan...



Assurances
- Gérer la mise en ½uvre des contrats d'assurances Dommages aux biens, Responsabilité civile, Protection Fonctionnelle, Protection juridique, Dommage-ouvrage,
- Gérer les échanges avec les compagnies d'assurance (déclarations, bilan sinistralité, suivi des cotisations, évaluation des contrats et garanties, ...),
- Effectuer les déclarations de sinistre en lien avec les services concernés ou les tiers concernés,
- Assurer le suivi des dossiers : constitution des dossiers avec les services, présence aux rendez-vous d'expertise, rédiger des courriers, attestations, relance, clôture des dossiers ...