Un·e gestionnaire Administratif.ve et financier.ère

Missions

Au sein du Pôle Pilotage et Finances du SAFCO, en liaison étroite avec la responsable de la cellule budgétaire, l’équipe
administrative et pédagogique, la direction et les autres services de l’Université (Direction Financière, Agence Comptable,
Direction des Moyens Généraux…), le.a Gestionnaire Administratif.ve et Financier.ère :

Mission de gestion financière

· Demande les devis dans le respect de la réglementation des marchés
· Saisit les bons de commande, les services faits surle Système d’Information Financier
· Contrôle la conformité des factures, des conventions et contrats de formation continue
· Scan et insertions des documents dans le logiciel de gestion spécifique FC
· Effectue les demandes de création des clients et saisit dans le logiciel spécifique FC
· Saisit les ordres de mission et les états de frais dans l’outil dédié
· Procède aux réservations (hébergement et transports) sur les portails des titulaires des marchés
· Collecte les pièces justificatives de la mission
Mission de gestion du planning
· Collecte les emplois du temps des formations auprès des gestionnaires de formation et des équipes pédagogiques
· Assure la réservation des locaux sur la plateforme dédiée au planning
Participation à l’organisation d’événements
· En amont de l’événement: contribution à la préparation du rétroplanning, demandes des devis, réservation des lieux et du
matériel
· Pendant l’événement: contribution au bon déroulement logistique, accueil des prestataires
· Après l’événement: contribution à la remise en état des lieux, organisation du retour du matériel prêté, facturation