UN(E) INSTRUCTEUR DE DOSSIERS ADMINISTRATIFS (H/F) - COMMUNE D'AIX-EN-PROVENCE
Référence : O013250701402605
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Aix-en-Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
MISSIONS :
Vous instruisez les demandes de mise à disposition de salles dans le respect des procédures établies (règles de gestion, réglementation...), en utilisant les outils numériques dédiés (logiciels métiers), et vous gérez les plannings des salles et des agents
ACTIVITÉS
* Instruire les demandes de mise à disposition de salles
Vous échangez avec les associations, le protocole et les autres directions.
Vous contrôlez les pièces justificatives des demandes et assurez leur classement.
Vous rédigez les arrêtés de mise à disposition et de redevance.
* Gérer les plannings des salles et des agents et les documents à leur transmettre (fiche
manifestation et état des lieux)
Vous vérifiez la disponibilité des créneaux demandés.
Vous vous assurez, pour les manifestations ponctuelles, de la validation de l'élu dans le guichet unique.
Vous saisissez les créneaux des associations dans l'outil de gestion des plannings (Excel/Planitech).
Vous établissez les plannings des agents.
* Renseigner des tableaux de suivi et saisir des indicateurs
Vous renseignez les tableaux de suivi et vous saisissez les indicateurs (gratuités, manifestations par salle, ouvertures des dimanches par salle...).
· Contrôler les aspects RH en lien avec les agents
Vous contrôlez les heures supplémentaires et les frais kilométriques des agents.
PROFIL
Vous possédez le permis B.
Vous maîtrisez les techniques d'accueil et de rédaction.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et bureautiques.
Vous maîtrisez les procédures administratives.
Vous connaissez l'environnement institutionnel.
Vous êtes autonome, rigoureux(se) et discret(ète).
Vous faites preuve de discrétion.
Vous avez le sens du service public.
CONDITIONS D'EMPLOI
Cycle de travail : 37H30 ou 38H30
Lieu d'affectation : 17 rue Venel Aix en Provence
Consultez le détail complet de l'offre sur la page http://www.emploi-territorial.fr/details_offre/o013250701402605-e-instructeur-dossiers-administratifs-h-f?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".
Profil recherché
Vous possédez le permis B.
Vous maîtrisez les techniques d'accueil et de rédaction.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et bureautiques.
Vous maîtrisez les procédures administratives.
Vous connaissez l'environnement institutionnel.
Vous êtes autonome, rigoureux(se) et discret(ète).
Vous faites preuve de discrétion.
Vous avez le sens du service public.
CONDITIONS D'EMPLOI
Cycle de travail : 37H30 ou 38H30
Lieu d'affectation : 17 rue Venel Aix en Provence
Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelle.
Adresser votre candidature avant le 03/09/2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date
Informations complémentaires
Natacha ROUVE, Chef de service administratif 04 42 91 95 80
Laura PRIETO PÉREZ Gestionnaire recrutement 04 88 71 84 48
À propos de l'offre
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Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 06/10/2025
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Chargée / Chargé de l'instruction et de la délivrance des titres
