Une ou un gestionnaire administratif de la scolarité

Mission

Sous la responsabilité du/de la responsable du pôle vie étudiante ou Scolarité, le·la titulaire du poste assurera des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, technique et logistique au sein du service dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

Activités principales

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et par courriel des interlocuteurs internes (normaliens, départements d’enseignement…) et externes
• Informer et accompagner dans leurs démarches les étudiants et associations de l’École
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique et administrative, y compris les dossiers complexes
• Élaborer, préparer, rédiger et contrôler des actes et documents administratifs et/ou financiers (exemples : conventions de stage, décisions de subventions, logement, bourses, subventions, événements étudiants)
• Assurer la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées
• Participer à la préparation et à l’organisation des différentes instances (jury d’admission, instances vie étudiante, etc.)
• Participer à l’organisation des événements portés par la DSVEC (exemples : cérémonie de remise des diplômes, conférences du diplôme, rentrées universitaires)
• Répondre aux demandes d’informations des directions, services internes et interlocuteurs externes
• Mettre en œuvre, organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives à la gestion des normaliens
• Alimenter des tableaux de bord, en assurer le suivi et produire des bilans
• Participer aux activités transverses de la direction et, plus généralement, de l’ENS Paris-Saclay
• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre opérationnelle de l’application dédiée aux inscriptions des normaliens
• Suivre l’évolution de la réglementation sur l’ensemble des domaines gérés