Université Lyon 1 - Adjoint en gestion administrative (H/F)
Référence : 2025-1979012
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université Claude Bernard Lyon 1
Université Claude Bernard Lyon 1 - Localisation : 43 Boulevard du 11 Novembre 1918 69100 Villeurbanne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 2051,86 € (brut/mois) € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Ce poste se situe à l’interface de trois grands ensembles d’acteurs : les étudiant·e·s, les formateur·rice·s (universitaires et professionnel·le·s), et les services administratifs de l’Université.
En tant qu’assistant·e, vous apportez un appui fonctionnel à la gestion courante des formations. Vos missions sont variées, transversales, et essentielles au bon déroulement de l’activité pédagogique.
Vos missions principales :
- Vous assurez l’accueil physique des différents publics : étudiant·e·s, intervenant·e·s universitaires et professionnel·le·s.
- Vous participez à la gestion des stocks et des commandes : demande de devis, saisie des demandes d’achat, traitement du service fait.
- Vous saisissez et mettez en forme des documents divers (mails aux intervenants, certificats administratifs…) et en assurez la diffusion.
- Vous préparez et soldez les missions des intervenant·e·s extérieurs.
- Vous contrôlez et suivez l’assiduité des apprenti·e·s ou des salarié·e·s en contrat de professionnalisation.
- Vous apportez un appui à l’organisation des examens : récupération des sujets, présence lors des surveillances.
- Vous soutenez l’organisation logistique des soutenances : convocation des étudiant·e·s et des membres du jury.
- Vous assurez la gestion des emplois du temps.
- Vous alimentez les tableaux de suivi partagés, notamment les fichiers de promotions, tableaux de notes et suivis financiers.
- Vous apportez un soutien logistique au fonctionnement quotidien du service, ainsi qu’à l’occasion des événements qu’il organise (Rencontres des Pros, remise de diplômes, journées portes ouvertes…).
Profil recherché
Compétences attendues :
- Vous savez accueillir les interlocuteur·rice·s avec professionnalisme et prendre des messages de manière fiable.
- Vous utilisez avec aisance les outils de bureautique : Word, Excel, Outlook.
- Vous êtes capable de rédiger des courriers et des mails clairs et structurés.
- Vous savez rendre compte de votre activité de manière rigoureuse.
- Vous appréciez le travail en équipe et vous y investissez activement.
- Vous avez envie d’apprendre et de monter en compétences dans un environnement stimulant.
Savoir être :
- Vous avez le sens des responsabilités et de l’engagement dans vos missions.
- Vous êtes organisé·e et savez gérer votre temps et vos priorités.
- Vous faites preuve d’un bon relationnel, à l’écoute des besoins de vos interlocuteur·rice·s.
- Votre curiosité intellectuelle vous permet de vous adapter et d’évoluer avec agilité.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, ESPE, Polytech, IUT, ISFA…). Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR), 15 unités de recherche (UR), 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR). Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 700 étudiants/étudiantes et emploie 4 921 personnels titulaires et contractuels.
Le budget de l’université s’élève à 516 millions d’euros dont 362 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.
L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe.
En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.
Descriptif du service
L’Ig2e (Institut Génie de l'Environnement Ecodéveloppement - https://ig2e.univ-lyon1.fr/), rattaché à l'UFR Biosciences, propose des formations scientifiques et techniques en alternance à bac+3 (LPro) et à bac+5 (Master) dans le domaine des risques et de l’environnement. Situé sur le campus Lyon-Tech la Doua, notre
équipe (5 personnes) assure la gestion et le pilotage d’un institut à taille humaine (environ 70 étudiants par an pour la majorité en contrat d’apprentissage).
À propos de l'offre
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En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective :
• Ses engagements : Egalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement,
• Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions,
• Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation,
• Son action sociale, son offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques,
• Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable.
Aucune candidature ne sera traitée dans l'outil. Il convient de se reporter aux contacts mentionnés dans la fiche de poste.
Pour postuler : Dès que possible
Envoyez un CV et lettre de motivation à :
job-ref-syp760el20@emploi.beetween.com
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
