Université Lyon 1 - Chef de bureau scolarité (H/F)
Référence : 2024-1779631
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université Claude Bernard Lyon 1
Université Claude Bernard Lyon 1 - Localisation : Gratte ciel
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 2173€ brut/mois € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La personne recrutée aura pour mission(s) de coordonner, contrôler et réaliser les actes de gestion des études et des étudiants, pour les formations du site Villeurbanne Gratte-Ciel. Elle organise l'activité de 2 gestionnaires de
scolarité, en lien avec sa responsable de service.
Elle travaillera en étroite collaboration, en interne avec les secrétaires, directeurs des études et enseignants des 5 départements du site (GMP, GEII, GIM, TC et TC-SI), mais également avec les autres services centraux du site
Gratte-Ciel : FARE (Formation Alternance et relations Entreprises), SMIR (Informatique), IMI (Mobilité Internationale).
La personne recrutée travaillera régulièrement en lien avec la DIFOR (Direction de la Formation) et notamment sa Cellule Apogée et ponctuellement avec l'Agence comptable et le CROUS.
Activités principales de l'agent :
- Veiller à assurer un accueil physique et téléphonique de qualité pour nos usagers (candidats, étudiants, diplômés, enseignants, services internes)
- Participer à la gestion des campagnes de recrutement des étudiants, et vérifier la recevabilité administrative des dossiers de candidature pour toutes les formations de l'IUT Lyon 1
- Coordonner et participer aux activités d'inscriptions administratives des 2500 étudiants du site Gratte-Ciel
- Participer à la formation et l'encadrement des vacataires embauchés l'été pour la gestion des IA
- Participer à la gestion des jurys d'admission et de résultats (saisie des arrêtés de jury sur la plateforme ODF, convocation des membres,
participation au jurys et rédaction du CR, vérification des PV de jury) - Répondre aux enquêtes ADIUT et aux demandes de fiabilisation des données de la DIFOR
- Former les nouveaux gestionnaires de scolarité au sein du service mais également les secrétaires de départements lors de leur prise de poste
- Accompagner les départements dans la gestion quotidienne de leur scolarité, et notamment sur l'outil Apogée
Profil recherché
Compétences attendues :
- Savoir manager et animer une équipe
- Savoir planifier son activité, l'activité des gestionnaires et respecter les délais
- Savoir rendre-compte
- Mettre en œuvre et faire évoluer des procédures
- S'approprier et appliquer les dispositions réglementaires
- Capacité rédactionnelle
- Savoir organiser un accueil efficace
- Excel confirmé
Connaissances :
- Bonne connaissance du domaine de la Scolarité
- Techniques de management
- Techniques de communication
- Connaissance de l'enseignement supérieur des réseaux professionnels
Savoir être :
- Sens de l'organisation et des responsabilités
- Réactivité et adaptabilité
- Organisation et rigueur
- Autonomie / fiabilité
- Sens relationnel
Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :
Apogée - eCandidat - Parcoursup - EEF - ODF - BO - Excel niveau 2-3 - Word
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, INSPE, Polytech, IUT, ISFA…). Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR), 15 unités de recherche (UR), 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR). Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 47 860 étudiant·e·s et emploie 4 900 personnels titulaires et contractuels.
Le budget de l’université s’élève à 478 millions d’euros dont 315 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.
L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe. En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.
Descriptif du service
Créé en 1967, l'IUT Lyon 1 est une des composantes de l'Université Claude
Bernard Lyon 1. L'IUT Lyon 1 propose une palette assez large de formations : des BUT (Bachelors Universitaire de Technologie), des Licences professionnelles et autres diplômes d'université ou formations diplômantes, avec une ouverture à l'alternance depuis plus de 20 ans. Le service Scolarité de l'IUT Lyon 1 a pour mission la gestion administrative de la scolarité de ses 5300 étudiants, en lien avec les 15 départements de formation répartis sur 3 sites géographiques : Villeurbanne Doua, Villeurbanne Gratte-Ciel et Bourg-en-Bresse. Le service Scolarité est composé de 6 personnes : 1 cheffe de service et 2 bureaux, 1 pour les sites Villeurbanne Doua et Bourg-en-Bresse avec 1 chef de bureau et 2 gestionnaires, 1 pour le site Villeurbanne Gratte-Ciel avec 1 chef de bureau et
2 gestionnaires. Le poste à pourvoir est le poste de chef de bureau Scolarité du site Villeurbanne Gratte-ciel.
À propos de l'offre
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En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective :
• Ses engagements : Egalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement,
• Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions,
• Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation,
• Son action sociale, son offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques,
• Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable.
Aucune candidature ne sera traitée dans l'outil. Il convient de se reporter aux contacts mentionnés dans la fiche de poste.
Pour postuler : Dès que possible
Envoyez un CV et lettre de motivation à :
job-ref-nb2f0d1ttj@emploi.beetween.com
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Conditions particulières du poste (télétravail, mobilité...) :
Contraintes horaires en fonction des pics d'activité / Déplacements sur le Site Villeurbanne Doua -
Vacant à partir du 03/02/2025
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Responsable de service de scolarité
