Université Lyon 1 - Secrétaire de département (H/F)
Référence : 2023-1341355
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Claude Bernard Lyon 1
Université Claude Bernard Lyon 1 - Localisation : Domaine scientifique de la Doua à Villeurbanne (69100)
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 2002.07 brut/mois € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La personne recrutée aura pour mission de :
- Gérer des bons de commandes et des ordres de missions ;
- Assurer le suivi administratif des étudiants ;
- Assurer la gestion administrative des personnels du département ;
- Assurer la gestion administrative des vacataires ;
- Assurer la qualité des locaux (approvisionnement, signalement de matériels défaillants)
Activités principales de l'agent :
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du département
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Classer et archiver des documents
Logiciels ou matériels spécifiques utilisés : Pack Office et systèmes d'information de l'Université
CDD de 10 mois
Profil recherché
Compétences attendues :
- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques
Connaissances :
- Environnement et réseaux professionnels notions
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Culture internet
- Techniques de communication
Savoir être :
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, ESPE, Polytech, IUT, ISFA…). Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR), 15 unités de recherche (UR), 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR). Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 47 860 étudiant·e·s et emploie 4 900 personnels titulaires et contractuels.
Le budget de l’université s’élève à 478 millions d’euros dont 315 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.
L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe. En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.
Descriptif du service
Le département Informatique fait partie de la composante IUT de l'Université Claude Bernard Lyon 1. Il se situe sur le Campus de la Doua. Notre mission essentielle est de former des techniciens et techniciennes ainsi que des professionnels supérieurs (Assistant(e)s Ingénieur) capables de gérer des projets de développement informatique et d'assurer le bon fonctionnement des réseaux informatiques.
Au sein de notre département, nous proposons plusieurs parcours académiques, notamment 2 Licences Professionnelles (DEVOPS et ESSIR) et le Bachelor Universitaire de Technologie (BUT) en Informatique avec les spécialisations suivantes :
BUT Informatique, Parcours : Administration, gestion et exploitation des données
BUT Informatique, Parcours : Déploiement d'applications communicantes et sécurisées
BUT Informatique, Parcours : Réalisation d'applications : conception, développement, validation
BUT Informatique, Parcours : Réalisation d'applications : conception, développement, validation (Année spéciale)
Notre département accueille environ 400 étudiants par an et se compose actuellement de 2 secrétaires et d'une équipe pédagogique de 30 enseignants permanents et d'une trentaine d'intervenants professionnels.
À propos de l'offre
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En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective :
• Ses engagements : Egalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement,
• Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions,
• Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation,
• Son action sociale, son offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques,
• Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable.
Aucune candidature ne sera traitée dans l'outil. Il convient de se reporter aux contacts mentionnés dans la fiche de poste.
Pour postuler : Dès que possible
Envoyez un CV et lettre de motivation à : candidature.emploi@univ-lyon1.fr
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Vacant à partir du 25/10/2023
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Secrétaire
