Université Lyon 1 - Secrétaire (H/F) - SMSTP

Référence : 2023-1286217

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Université Claude Bernard Lyon 1
    Université Claude Bernard Lyon 1
  • Localisation : Campus LyonTech-La Doua
Domaine: Direction et pilotage des politiques publiques
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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Confirmé
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 24024 € brut/an
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Rattaché(e) à la chef du service, le/la secrétaire aura pour mission d'assurer l'accueil physique/téléphonique, l'agenda des visites du médecin et de l'infirmière sur Outlook et MEDTRA (logiciel médical), le secrétariat du service.


Activités principales de l'agent :

  • Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents, des interlocuteurs internes et externes
  • Organisation des réunions (RH, psychologue du travail, études de poste, visites de sites etc)
  • Traiter les demandes des agents sur la boîte mail du service
  • Gestion budgétaire, gestion des stocks (commandes-réception), demandes de devis auprès des fournisseurs, suivi des commandes et des factures
  • Saisie dans le logiciel médical (MEDTRA), mise à jour des dossiers médicaux suite aux visites médicales (carnet de vaccination, comptes rendus médicaux, bilans sanguins, ordonnances…)
  • Suivi des agents qui reprennent le travail après congé maladie, congé longue maladie, congé maternité, accidents du travail…
  • Prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunion en interne
  • Préparation des missions et des stages du médecin et de l’infirmière (gestion sur NOTILUS)
  • Envoi des attestations de visites au service DRH et à la hiérarchie de l’agent
  • Gestion du courrier postal
  • Classement et archivage des documents
  • Encadrement ponctuel des nouvelles secrétaires du service
  • Assurer ou participer à toute activité qui pourrait être confiée dans le cadre de sa mission ou dans l’intérêt du service

Profil recherché

Compétences attendues :

  • Savoir gérer des agendas
  • Savoir suivre les dossiers/relancer/classer/organiser
  • Utiliser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie)
  • Comprendre l'organisation et le fonctionnement de l'établissement


Connaissances :

  • Connaissances générales des techniques d'accueil téléphonique et physique
  • Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Compétences attendues

Savoir gérer des agendas
Savoir suivre les dossiers/relancer/classer/organiser
Utiliser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie)
Comprendre l'organisation et le fonctionnement de l'établissement

Localisation

Localisation : 43 Boulevard du 11 Novembre 1918 69100 Villeurbanne

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous ?

L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, ESPE, Polytech, IUT, ISFA…). composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR), 15 unités de recherche (UR), 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR).  Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 668 étudiant·e·s et emploie 4 900 personnels titulaires et contractuels.

Le budget de l’université s’élève à 514 millions d’euros dont 326 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.

À propos de l'offre

  • ATTENTION

    les candidatures incomplètes et/ou déposées sur le site de la PEP ne seront pas étudiées.

    Candidature (CV et lettre de motivation) à transmettre par mail à :

    candidature.emploi@univ-lyon1.fr

    En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective :

    Ses engagements : Égalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement,

    Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions,

    Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation,

    Son action sociale, son offre culturelle : Prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques,

    Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable.

  • Vacant à partir du 15/09/2023

  • Assistante / Assistant de direction

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