Université Lyon 1 - Secrétaire médicale (H/F)
Référence : 2024-1504492
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université Claude Bernard Lyon 1
Université Claude Bernard Lyon 1 - Localisation : Domaine de Rockefeller
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 2162.12 € brut/mois € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Rattaché(e) à la responsable administrative et à l'équipe médicale de Rockefeller, le/la secrétaire aura pour mission de gérer l'accueil du SSU sur le site Rockefeller, l'agenda des consultations sur Acteur, les tableaux de suivi et le secrétariat du service.
Activités principales de l'agent :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants, des interlocuteurs internes et externes.
- Assurer le suivi des demandes d'aménagement des étudiants en lien avec les médecins du service et la mission handicap
- Traiter les réponses aux étudiants sur les boites emails du service
- Gérer sur le logiciel métier Acteur : les agendas des rendez-vous des médecins, infirmières, psychologues, psychiatres, diététiciennes,…….ect).
- Gerer le paiement CB des consultations sur le TPE
- Tenir à jour le fichier Excel des paiements CB pour transmission à l'agence comptable
- Tenir à jour le fichier Excel du recensement des demandes de rdv (téléphones, présentiels, mails) pour notre suivi statistique
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...)
- Rédiger les comptes rendus des réunions de service sous forme d'avis de décision
- Gérer les inscriptions des étudiants pour les formations PSSM
- Assurer le lien avec les scolarités sur les ateliers dispensés par le SSU
- Participer aux opérations de logistique du service et assister les personnels et les équipes (livraison, classement, gestion des stocks et des besoins,….ect)
- Aller chercher le courrier, l'ouvrir et le distribuer aux professionnels après l'avoir scanner
- Classer et archiver des documents
- Passer des commandes
- Assurer ou participer à toute activité qui pourrait être confiée dans le cadre de sa mission ou dans l'intérêt du service.
Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :
Apogée pour la consultation du dossier étudiant
Acteur FSE pour la prise des RV et le dossier patient (Formation assurée en interne)
Outils bureautiques Pack Office / Internet / Réseaux sociaux
Profil recherché
Compétences attendues :
- Utiliser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie)
- Rédiger des rapports et des documents sans fautes d’orthographe
- Savoir réaliser des tableaux de suivis Excel
- Savoir suivre les dossiers / relancer / classer / organiser
- Avoir une appétence pour les réseaux sociaux et une aisance à s'en servir
Connaissances :
- Connaissances générales des techniques d'accueil téléphonique et physique
- Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Savoir être :
- Dynamisme, réactivité et disponibilité, sens de l'accueil, bonne humeur
- Autonomie et sens des responsabilités
- Grande rigueur, capacité d'organisation et d'adaptation
- Planifier, respecter les délais, rendre compte de son activité à sa hiérarchie
- Aptitude au travail en équipe
- Sens des relations humaines, écoute et bienveillance
- Discrétion professionnelle, respect du devoir de confidentialité et du secret médical
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Spécialités plurivalentes des échanges et de la gestion (y compris administration générale des entreprises et des collectivités), Ressources humaines, gestion du personnel, gestion de l'emploi
Compétences attendues
Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine : entre 1 et 3 ans
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes-nous ?
L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, ESPE, Polytech, IUT, ISFA…). Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR), 15 unités de recherche (UR), 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR). Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 47 860 étudiant·e·s et emploie 4 900 personnels titulaires et contractuels.
Le budget de l’université s’élève à 478 millions d’euros dont 315 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.
L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe. En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.
Descriptif du service
Le Service de Santé Universitaire (SSU) est l'un des services communs de l'Université Claude Bernard Lyon 1.
Son organisation et ses missions sont définies par le Code de la santé publique et le Code de l'éducation, en particulier dans son Livre 7- Articles D714-20 à D714-27. Le SSU a pour mission d'assurer la prévention, la promotion de la santé et le soin des étudiant.es.
Notre service est dynamique et investi dans sa mission en direction des étudiants, il regroupe :
- Une équipe soignante pluridisciplinaire composée de 6 médecins, 5 infirmier.es, 6 psychologues et 2 psychiatres;
- Une équipe administrative de 4 personnels;
- Un coordinateur Relais Santé Etudiants
Le SSU est ouvert à l'ensemble des étudiant.es de l'Université Claude Bernard Lyon 1, ainsi qu'aux élèves des Écoles ayant passé une convention avec le service. Il est situé sur trois campus : LyonTech Doua (Villeurbanne), Lyon-Est Rockefeller (Lyon 8) et Lyon-Sud (Oullins). Notre raison d’être : Promouvoir et Prendre en charge la santé des étudiant.es en les rendant acteur de leur bien être.
Nos valeurs : PARTAGE-ECOUTE-CONFIANCE-BIENVEILLANCE
À propos de l'offre
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En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective :
• Ses engagements : Egalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement,
• Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions,
• Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation,
• Son action sociale, son offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques,
• Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable.
Aucune candidature ne sera traitée dans l'outil. Il convient de se reporter aux contacts mentionnés dans la fiche de poste.
Pour postuler : Dès que possible
Envoyez un CV et lettre de motivation à : job-ref-2rrrgmp2da@emploi.beetween.com
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Attention : Il y aura une période de formation de plusieurs semaines sur le site de la Doua avant la prise de poste définitive sur le site de Rockefeller. Tous les jeudis seront cependant sur la Doua.
Pas de télétravail possible - Les vacances seront à prendre préférentiellement sur les vacances scolaires
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Vacant à partir du 02/04/2024
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Secrétaire
