Un/Une Assistante administrative pour les responsables de secteurs (RDS) - CCAS SETE

Référence : O034250728000370

  • Fonction publique : Fonction publique Territoriale
  • Employeur : Centres communaux d'Action Sociale
  • Localisation : Sète
Domaine : Ressources humaines
Postuler sur le site employeur

Date limite de candidature : 28/08/2025

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Management Non
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Sous la responsabilité de la Coordinatrice du SAD, il/elle assure l'assistanat au sein du pôle coordination dans le cadre des activités principales des responsables de secteur (RDS).
Il/elle renseigne les personnes accompagnées et les aides à domicile, les orientent si nécessaire vers l'interlocuteur compétent. Il/elle doit transmettre des informations de 1er niveau à la fois aux personnes accompagnées et aux intervenants à domicile.
Il/elle doit rendre compte de ses interventions aux RDS.
Horaires : lundi au jeudi de 8h30-12h et 13h30-17h00 et le vendredi fin de service à 16 h 30.

a. Activités principales
* Assurer l'accueil téléphonique du pôle coordination, prise en charge des appels entrants.
* Assister les RDS dans le cadre de leurs activités principales : Gestion des plannings (arrêts, AT), information des bénéficiaires de l'absence des intervenants et des remplacements, préparation des réunions, édition plannings usagers et intervenants
* Assurer la communication et la remontée d'informations via le logiciel métier
* Saisir les informations relatives aux intervenants à domicile sur le logiciel et garantir la fiabilité des informations.
* Classer et archiver les documents administratifs concernant les intervenants à domicile.
* Tenir à jour l'ensemble des documents afférents aux astreintes (Rapport / fiche missions classées.)
* Tenir à jour le calendrier des tournées dimanches et jours fériés, inscrire les intervenants sur l'outil informatique.
* Gérer les remises et retours des clés des aides à domicile
* Prendre en compte les plaintes et réclamations des personnes accompagnées et des intervenants et transmettre systématiquement les fiches de réclamation aux RDS (ou à la Coordonnatrice).

b. Activités secondaires
* Evaluer systématiquement : les compétences professionnelles des aides à domicile occasionnelles à l'issue des remplacements en collaboration avec les RDS. / la qualité de la mise en place des prestations à domicile après 15 jours à 1 mois d'interventions.
* Préparer les dossiers pour les entretiens de recrutement (livret d'accueil et documents nécessaires à l'information des personnes recrutées)
* Préparer les pochettes des stagiaires en formation (nom de l'intervenant ou du prestataire, thématique formation, programme ...)
* Recenser les besoins matériels et outils professionnels (carte professionnelle, Equipement de Protection Individuelle) destinés aux aides à domicile, veiller à leur attribution en lien avec le pôle gestion
* Assurer par intérim les missions de l'agent de gestion administrative du pôle instruction, pour assurer la continuité de service.
* Effectuer diverses tâches administratives à la demande de la coordonnatrice du SAD.
* Participer aux groupes de travail d'amélioration continue de la qualité

Profil recherché

CONNAISSANCES :
- Bonne connaissance du secteur de l'aide à la personne
- Capacité de gestion de planning et de management d'une équipe d'aides à domicile
- Maitrise de l'outil informatique (Word et Excel) et du progiciel BL Social
- Maîtrise de la rédaction administrative et bonne expression écrite et orale
- Connaissance en classement et archivage ;
- Connaissance de l'environnement territorial
- Participer à la démarche d'amélioration continue de la qualité du service
- Communication : faciliter les échanges avec la famille et les autres professionnels, communiquer les informations aux aides à domicile

QUALITES - APTITUDES :
- Sens du service public, discrétion absolue, secret professionnel ;
- Respecter les délais et les échéances ;
- Capacité à travailleur sous tension et à gérer l'urgence, faire preuve d'adaptation dans les méthodes et habitudes de travail ;
- Autonomie, rigueur, réactivité et sens de l'initiative face aux urgences et imprévus ;
- Qualités relationnelles (sens de l'écoute) et rédactionnelles, aptitude au travail en équipe (disponibilité) ;
- Diplomatie et capacité à gérer des contacts parfois délicats ;
- Grand sens de l'organisation et de l'anticipation.
- Participe à la démarche d'amélioration continue de la qualité du service, travaille en équipe et communique avec les collaborateurs et l'encadrement afin de transmettre les informations nécessaires à la continuité du service
- Clarté du positionnement professionnel et probité

À propos de l'offre

  • * Conditions d'activité avantage :
    - Régime indemnitaire, adhésion au COS, titre-restaurant, participation employeur à la mutuelle/ prévoyance, prise en charge des abonnements de transport en commun pour les trajets domicile/travail à 75%

    Merci de déposer en ligne votre candidature, comportant impérativement lettre de motivation et CV, diplômes, dernier arrêté, dernier entretien professionnel, sous la référence « Secrétaire RDS », avant le 28 août 2025 par mail : recrutement-ccas@ville-sete.fr

    Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

  • Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif

  • Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

  • Vacant à partir du 01/12/2025

  • Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

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