VACATAIRE SECRETAIRE DE DIRECTION

Le service des ressources humaines civiles (SRHC) est un service à compétence nationale (SCN) sous l’autorité du directeur des ressources humaines du ministère de la Défense (DRH-MD). Au sein du service stratégie pilotage et soutien (SPS), le pôle assistance de direction est notamment chargé du soutien direct du chef de service, de son adjoint et des sous-directeurs (direction élargie) : gestion de l'agenda et des déplacements, gestion des accès au fort de Montrouge, organisation des réunions, etc. Il est aussi en charge de la gestion du courrier (entrant et sortant) par la veille des boîtes fonctionnelles et l’utilisation des outils dédiés (CORAIL, DEVISE, PCRH). Dans ce cadre, il s’assure du respect des chartes graphique et rédactionnelle qu’il diffuse régulièrement. Le secrétaire est placé sous l’autorité hiérarchique du chef de cabinet, à la tête du pôle assistance de direction. Il est l’interface privilégiée avec le secrétariat du DRH-MD et secrétariats de façon générale en assurant l’accueil téléphonique et physique. Il assiste la direction élargie dans la gestion des agendas, l’organisation des déplacements (ordres de mission et états de frais) et des réunions (laissez-passer et logistique) de la direction élargie. Il est chargé de l’élaboration, du suivi et de la diffusion des parapheurs, de la réception du courrier entrant et des pochettes courriers journalières impliquant la diffusion du courrier. Le cas échéant. Il supplée également le chef de cabinet dans le suivi
Gestion de l’agenda du chef de service, de l’adjoint et des sous-directeurs
Gestion des déplacements pour la direction élargie (dont élaboration des ordres de mission et états de frais via CHORUS)
Accueil téléphonique et physique et interface du service
Elaboration des parapheurs via les outils CORAIL et DEVISE sur le portail collaboratif des ressources humaines (dont contrôle du respect des chartes graphique et rédactionnelle)
Veille des boîtes fonctionnelles CMI et secrétariat
Constitution de la pochette courrier journalière et diffusion des courriers, le cas échéant
Organisation des réunions (dont laissez-passer via l'outil TELEMAQUE)
Suppléé le chef de cabinet dans le suivi des requêtes et des saisines