Assistant administratif F/H - DRAC Occitanie - Montpellier
Référence : 2026-2220000
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : DRAC Occitanie
- Localisation : DRAC - 5 rue de la Salle l'Evêque - CS49020 - 34967 MONTPELLIER cedex 2
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels RIFSEEP 2 € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions :
Le ou la titulaire du poste assure le suivi administratif et budgétaire des dossiers de subvention de fonctionnement de secteur des arts visuels pour l’ensemble du territoire couvert par la DRAC Occitanie. Il ou elle assure également la collecte, la mise en forme et l’analyse de premier niveau des données de la Création et de l’Action culturelle et territoriale concernant ce même secteur, dans un but de rapport à l’administration centrale ou d’étude interne.
Activités principales :
Information et relation aux usagers :
-Gestion des relations téléphoniques courantes avec les interlocuteurs concernés, traitement et rédaction des courriers ;
-Relai d’information sur les dispositifs de soutien de l’État et plus particulièrement du ministère de la Culture ;
-Information de premier niveau avec les interlocuteurs du secteur des arts visuels ;
-Accompagnement et conseil dans le montage des dossiers de demandes subventions ;
-Veille et mise à jour de la base de données sur les acteurs culturels.
Gestion administrative et financière des dossiers :
-Enregistrement, instruction et suivi des dossiers sur les plans administratif, comptable et juridique : vérification des pièces justificatives, contrôle des dossiers avant transmission aux services financiers, suivi des paiements, bilans ;
-Engagement des dossiers retenus lors des programmations, notification aux demandeurs et saisie dans « chorus formulaire », consultation dans « arpège ».
-Suivi d’activité des structures accompagnées : suivi des conventions pluriannuelles d’objectifs et des évaluations.
Commissions et jurys :
-Prise en charge de la logistique et du secrétariat des commissions consultatives concernant le secteur couvert, en coordination avec le secrétariat du pôle : organisation, tenue des échéanciers, secrétariat des commissions, préparation et notification des rapports, notification des décisions individuelles ;
Collecte de données :
-Suivi des dossiers de résidence de création artistique subventionnée (bilans) ;
- Suivi des avis demandés aux conseillères arts visuels par la DGCA pour différentes aides attribuées au secteur ;
-Suivi des inventaires et bases de données nationales pour les dispositifs de commandes publiques et commandes artistiques ainsi que pour le 1% ;
-Collecte et analyse des données d’observation croisant les arts visuels avec les différents secteurs de la Création et de l’Action culturelle et territoriale : compilation des données issues des enquêtes, réalisation de rapports/bilans d’enquêtes nationales ou commandées par la DRAC, afin d’établir des outils d’aide au suivi des politiques publiques ;
-Mise en forme des données de l’observation (rapports, cartographie) ;
-Soutien à réalisation des bilans départementaux des actions de la DRAC.
Archivage :
-Elaboration des plans de classement ;
-Classement et archivage des dossiers gérés.
Profil recherché
Connaissances et compétences techniques :
-Maîtrise de l'environnement professionnel (missions du ministère de la Culture et connaissances du secteur, plus particulièrement celui des arts visuels, et de sa réglementation) ;
-Maîtrise des outils bureautiques et informatiques ;
-Maîtrise des règles des finances publiques et de la gestion budgétaire (CHORUS Formulaire et Arpège) ;
-Maîtrise des techniques de rédaction administrative ;
-Maitrise des techniques de communication
Savoir-faire :
-Capacité à travailler en équipe de manière transversale et avec de nombreux partenaires ;
-Capacité à dialoguer et à coopérer avec les partenaires professionnels externes et internes ;
-Qualités rédactionnelles ;
-Sens de la méthode et organisation, dégager et gérer les priorités ;
-Capacité d’analyse et de synthèse.
Compétences comportementales (savoir être) :
-Sens du service public ;
-Sens des relations humaines et esprit d’équipe ;
-Sens de la pédagogie ;
-Sens de l’initiative et de l’organisation ;
-Capacité d’adaptation et réactivité face aux sollicitations professionnelles ;
-Rigueur et confidentialité ;
-Excellent relationnel.
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Environnement professionnel
Le ou la titulaire du poste intègre le pôle Création qui comprend les champs disciplinaires du théâtre et des arts associés, de la danse, de la musique, du livre de la lecture et du patrimoine écrit, et du cinéma et de l’audiovisuel. Ce pôle est constitué de 12 conseillères et conseillers sectoriels et de 5 gestionnaires, répartis sur les deux sites de Montpellier et de Toulouse. L’équipe du pôle Création travaille en lien étroit avec celle du pôle Action culturelle et territoriale. Une cellule de coordination assure l’articulation entre les deux pôles pour le pilotage, la coordination, l’organisation ainsi que le suivi de gestion et des fonctions transversales. L’ensemble est placé sous autorité hiérarchique du directeur régional adjoint délégué à la Création et à l’Action culturelle et territoriale.
Descriptif du service
Relations hiérarchiques :
- La conseillère pour les arts visuels du site de rattachement du poste (N+1)
- Le directeur régional adjoint délégué à la Création et à l’Action culturelle et territoriale (N+2)
Relations fonctionnelles :
- En interne : Le ou la titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec les deux conseillères pour les arts visuels ainsi qu’avec la coordinatrice budgétaire du BOP 131. Il ou elle est également en lien avec les conseillers sectoriels et Action culturelle et territoriale, la direction des pôles Création et Action culturelle et territoriale, la cellule de coordination des pôles, le secrétariat de direction et la cellule d’appui, le secrétariat général et l'ensemble des services de la DRAC.
En externe : avec les partenaires du pôle : autres administrations de l’État en région ; administration centrale, collectivités territoriales, réseaux professionnels, associations, tout demandeur de subventions, public.
À propos de l'offre
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Gestion concertée des absences (congés, formation) avec les conseillères pour les arts visuels et la coordinatrice budgétaire
Déplacements occasionnels en accompagnement des conseillères pour les arts visuels.
Dans le cadre de la continuité du service public, d'autres missions pourront lui être confiées par son chef de service, en particulier l’intérim des fonctions identiques de l’assistante localisée à Montpellier pendant ses congés.
L'entretien annuel permet la révision de la fiche de poste en cas de changement dans les missions.
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Vacant à partir du 01/06/2026
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Secrétaire
