Assistant de direction H/F

Sous l’autorité de la Direction et du Secrétariat Général, le titulaire du poste exerce les missions suivantes :

Missions principales :

1. Assurer le secrétariat de la Direction et du Secrétariat Général

Aider à l’organisation quotidienne du travail de la direction : réceptionner les appels et courriels, gérer l’agenda, organiser les rendez-vous, réunions et séminaires, organiser et coordonner les déplacements

Gérer et traiter les informations écrites et orales, en veillant à la bonne circulation des informations

Rédiger des courriers, notes et décisions

Diffuser les informations aux personnels de l’EnvA

Gérer la circulation des documents à la signature du directeur et du secrétaire général

Rédiger les comptes rendus des conseils d’administration et commissions permanentes

Gérer le dossier des élections internes et externes

Gérer la commande des fournitures de bureau des différents services administratifs ainsi que le stock

Participer au secrétariat en cas de mise en place de plans d’urgence ou d’une cellule de crise

Organiser le classement et l’archivage des dossiers

2. Gérer l’organisation des différents conseils et réunions de l’établissement

Organiser et planifier les réunions, en respectant les délais de transmissions des documents

Organiser la logistique et préparer les réunions internes

Recueillir, consigner et diffuser les informations et documents relatifs aux différents conseils de l’établissement

Gérer le dossier du conseil d’administration, de la commission permanente et du conseil des enseignants

3. Participer au bon fonctionnement administratif et logistique des services du secrétariat général

Apporter un appui aux équipes du secrétariat général pour la gestion de certains dossiers transverses : organisation des concours d’enseignants-chercheurs ; location de salles, actions de communication …