Assistant école doctorale, Structure et dynamique des systèmes vivants H/F

MISSIONS PRINCIPALES DE L’AGENT :
Gestion administrative école doctorale :
En lien direct avec le responsable du service des Etudes Doctorales et HDR de la Faculté des Sciences, l’agent aura en charge :
· Accueillir, informer et accompagner les doctorants et directeurs de thèse au quotidien pour leur apporter un conseil de premier niveau dans leur différentes démarches administratives
· Réceptionner, vérifier et organiser le traitement des dossiers d’inscriptions, réinscriptions, soutenances, des doctorants et candidats à l’HDR.
· Assurer le suivi du portefeuille des inscriptions dans l’application ADUM pour les doctorants et APOGEE pour les HDR (validation, modifications, etc.).
· Réaliser et renseigner les tableaux de bord
· Vérifier les dossiers de thèses en cotutelle en coordination avec le service de l’axe international de l’Université.
· Préparer les convocations des membres du jury HDR
· Réaliser les attestations de réussite après soutenance HDR
· Suivi de premier niveau des problèmes rencontrés par les doctorants et alerter sa direction.
· Organiser un rétroplanning pour les candidats à l’HDR autorisés à l’inscription.
· Assurer la veille règlementaire, administrative et la mise en qualité des procédures
· Assurer l’archivage des dossiers HDR et doctorants
· Participer à l'instruction de dossiers, suivi des dossiers administratifs et relance des interlocuteurs
· Vérifier, corriger et valider les dossiers administratifs sur la plateforme de suivi des doctorants (ADUM)
Participation à l’ensemble des activités de l’équipe :
· Répondre aux demandes téléphoniques, mails
· Renseigner des tableaux de bord
· Trier, classer, archiver les documents relatifs aux activités du service
. Informer les interlocuteurs
Missions annexes :
· Participer à l'organisation d’événements annuels :
· Ma thèse en 180 secondes (MT180)
· Cérémonie de remise des