Assistant·e administratif·ve de services H/F H/F
Référence : 2024-1604904
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : INRIA de Lyon
- Localisation : Centre INRIA de Lyon
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Secrétariat :
o Organiser les déplacements ;
o Gérer le courrier, les mails, les appels téléphoniques ;
o Créer, suivre et traiter les tableaux de bord et indicateurs ;
o Vérifier et mettre en application les procédures administratives, financières et RH : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées.
Organisation et gestion :
o Prendre en charge des actes de gestion administrative pour les services bénéficiaires : achats, commandes, saisie dans les outils, relations avec les prestataires, le Service de la dépense et le SAF, dans le respect de l’achat public et des marchés en cours.
o Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, rédaction de comptes rendus, suivi des actions
o Suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d’achat, réception)
o Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité des services et assurer le classement et l’archivage (physique/numérique).
Communication :
o Assurer l’interface du/des service(s) avec différents acteurs internes et externes (accueil, transmission, relais d’information, …) et contribuer à l’organisation de la vie interne du/des service(s) (accueil des nouveaux arrivants, transmission et rappel d’informations importantes, …) ;
o Réaliser et diffuser des documents (notes, rapports, procédures, …)
o Rédiger des comptes rendus.
Profil recherché
Connaissance des procédures administratives et des réglementations de la fonction publique ;
Connaître l’environnement de la recherche ;
Connaître les principes de gestion budgétaire.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Compétences attendues
SAVOIR-FAIRE :
Maîtriser les outils bureautiques et informatiques
Savoir s'organiser en fonction des priorités
Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus
Mettre en œuvre les techniques de rapport d'activité
Savoir concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord
Mettre en œuvre les techniques budgétaires
Savoir appliquer les procédures administratives
SAVOIR-ETRE :
Sens de l'écoute ;
Autonomie / initiative ;
Sens des responsabilités ; rigueur
Capacité à travailler en équipe ;
Discrétion professionnelle ;
Langues
- Anglais Autonome
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le centre Inria de Lyon est le 9ème centre de recherche Inria. Créé en janvier 2022, il regroupe environ 300 personnes au sein de 17 équipes de recherche et des services supports à la recherche.
Ses équipes sont localisées à Villeurbanne, à Lyon Gerland, ainsi qu’à Saint-Etienne.
Le centre de Lyon est présent dans les domaines du logiciel, du calcul distribué et haute performance, des systèmes embarqués, du calcul quantique et de respect de la vie privée dans le monde numérique, mais aussi de la santé et de la biologie numériques.
Descriptif du service
Placée sous l’autorité hiérarchique directe du secrétaire général du centre, l’assistant(e) apportera un support administratif aux responsables et aux membres des services.
Une Assistante de service est déjà en poste. Un portefeuille de services est attribué à chaque assistant(e), mais les 2 assistant(e)s sont amenées à travailler en binôme complet.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/09/2024
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Assistante / Assistant de direction