Assistant·e de scolarité transversale
Référence : 2024-1541388
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
La Rochelle Université
La Rochelle Université recrute un·e assistant·e de scolarité transversale sous contrat à durée déterminée d'une durée de 12 mois renouvelable, pouvant aboutir à un CDI. - Localisation : COLLEGIUM - La Rochelle
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) A déterminer selon profil € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable du bureau de scolarité transversale, en relation fonctionnelle avec les responsables des formations concernées, il/elle :
- Assure la gestion administrative de la scolarité du DU CMI Cursus Master Ingénierie (5 années : Licence et Master) et apporte un appui aux autres enseignements transversaux du service
- Informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
- Exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la scolarité
- Recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement des formations concernées
Activités
Vous aurez pour activités principales :
- Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les divers interlocuteurs internes et externes, dont les référents chercheurs de chaque étudiant.e du DU CMI
- Assurer l’interface avec les bureaux de scolarité du Collégium (Sciences et Technologie et Lettres Langues Arts et Sciences Humaines) et l’institut LUDI
- Accompagner, informer les étudiant.es dans leurs démarches administratives (sur les 5 années et concernant les dossiers de candidatures en 1e année de master – Plateforme Trouver Mon master)
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec la scolarité : saisie et suivi emplois du temps, tenue du calendrier officiel, collecte des sujets, copies (et photocopies), transmission pour correction, collecte des notes et transmission, organisation des jurys)
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées (ex : saisie des candidatures, gestion des conventions et du calendrier des soutenances orales de stages de L1 DU CMI, transfert des éléments de suivi des étudiants, interface avec le Réseau national Réseau FIGURE)
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés (Ex : communications/évènements Linkedin DU CMI)
- Participer aux opérations de logistique de la formation pour le montage de projets et évènements (avec la Direction Orientation Insertion de l’établissement et le projet Région Nouvelle Aquitaine inter universitaire), assister les personnels et les équipes.
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité et selon le référentiel du réseau national Réseau FIGURE
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…),
- Traiter et diffuser des informations internes et externes nécessaire au fonctionnement des formations concernées
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Classer et archiver des documents
Profil recherché
Connaissances
- Objectifs et projets de l’établissement
- Environnement et réseaux professionnel
- Techniques d’élaboration de documents
- Techniques d’accueil téléphonique et physique
- Culture internet
- Techniques de communication
Compétences attendues
Compétences opérationnelles
Accueillir et prendre des messages
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Utiliser les outils bureautiques
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Enregistrer et classer les documents
Compétences comportementales
Capacité d'adaptation aux situations et aux personnes
Rigueur /Fiabilité
Sens relationnel
Autonomie – sens de l'organisation
Réactivité
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes-nous ?
Et si vous rejoigniez une université audacieuse et innovante ?
Née d’une démarche volontariste de son territoire conduite par Michel Crépeau, La Rochelle Université s’est inscrite, dès sa création en 1993, dans une trajectoire de différenciation.
Trente ans plus tard, dans un paysage universitaire qui se recompose, elle continue à affirmer une proposition originale, autour d’une identité forte et de projets audacieux, dans un établissement à taille humaine situé dans un lieu d’exception.
Reconnue à l’international à la fois pour ses programmes de recherche, d’échanges et pour la qualité de ses enseignements, La Rochelle Université accueille, parmi ses 8 200 étudiantes et étudiants, environ 1 000 étudiant·es étranger·ère·s de plus de 90 nationalités différentes et emploie près de 1000 personnels (enseignantes, enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs et personnels BIATSS).
Ancrée sur un territoire aux caractéristiques littorales très marquées, La Rochelle Université a fait de cette singularité une véritable signature, au service d’un nouveau modèle. Elle s’appuie notamment sur la spécialisation de sa recherche autour de la thématique du Littoral Urbain, Durable et Intelligent (LUDI).
Site web à consulter : cliquez ici
Descriptif du service
Le Pôle Licences Collégium est une des 4 composantes pédagogiques de La Rochelle Université avec un effectif de près de 5000 étudiants. Elle regroupe l’ensemble des départements disciplinaires et réunit toutes les licences générales et une partie des licences professionnelles de La Rochelle Université.
Les 13 départements disciplinaires sont les suivants : biologie, biotechnologie, chimie, droit et science politique, génie civil, management, informatique, langues étrangères appliquées, lettres modernes, mathématiques, physique, sciences de la Terre, sciences humaines et sociales.
Elle dispose aussi d’un Pôle d’Administration Générale (PAG) compétent pour gérer les activités administratives et financières, organiser la scolarité des étudiant-e-s.
Composé d’une cellule d’assistance administrative de direction, d’un service scolarité et d’un service budget-finances, le PAG est dirigé par la directrice administrative et financière sous l’autorité hiérarchique du directeur général des services et en lien fonctionnel avec le-la directeur-trice de la composante.
Profil de poste disponible en cliquant ici
À propos de l'offre
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Type de recrutement
Catégorie : C(équivalent ADT – J5X41)
Affectation : Bureau de la scolarité transversale du Pôle Licences Collegium
Type : CDD
Durée de travail : temps plein
Rémunération : en fonction du niveau d’expérience et du degré d’expertise
Qualification : Niveau Baccalauréat ou équivalent souhaité
Expérience : souhaitée dans le domaine de la scolarité
Recrutement ouvert à toute personne bénéficiaire d’une RQTH -
Vacant à partir du 15/04/2024
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Gestionnaire de scolarité
