DNPJ UNALCO Chef de secrétariat mutualisé UNALCO/EMCO et Etat major

Groupe RIFSEEP : 1
 Vos activités principales :
Le chef du secrétariat du DNPJ et des deux directeurs adjoints pilote et assure le suivi des missions suivantes :
 - animer une équipe de trois agents dont l’un est sur le site MONTROUGE
- organiser l’activité du secrétariat avec ses collaborateurs (gérer et actualiser les tableaux de suivi et les annuaires, enregistrement de courriers sur logiciel, classement, archivage...) ;
- assurer l’accueil téléphonique des interlocuteurs (réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques) ;
- assurer l’accueil physique des visiteurs ;
- gérer et traiter les courriels reçus sur les boîtes fonctionnelles ;
- filtrer et orienter les informations ;
- prendre les rendez-vous et tenir l’agenda à jour ;
- planifier les réunions internes et externes dans les agendas ;
- veiller à la réception des éléments nécessaires à la constitution des dossiers pour les rendez-vous, réunions, entretiens, déplacements ; et veiller à la mise en forme de ces dossiers ;
- organiser les déplacements en France et à l’étranger ;
- réserver et préparer les salles de réunion ;
- évaluer et hiérarchiser les besoins ;
- veiller à la qualité des courriers soumis à signature ;
- traiter et enregistrer les documents classifiés.
 Votre environnement professionnel :
La DNPJ assure le pilotage des missions de police judiciaire sur l’ensemble du territoire et contribue à la prévention et à la répression de toute forme de criminalité et de délinquance. Elle s’appuie sur des services centraux et territoriaux chargés du traitement de la criminalité dans ses formes les plus complexes et les plus graves. L’un de ces services centraux est la sous-direction de la lutte contre la criminalité financière.
 Activités du service
Le secrétariat a une fonction d’interface avec les différents interlocuteurs internes et externes de la Direction. A ce titre, il a en charge la rédaction, le contrôle et l’enregistrement des courriers, la relecture et la modification de tous les documents à la signature du DNPJ et de ses adjoints. Il assure l’accueil téléphonique et le filtrage des interlocuteurs.
Il est aussi en relation avec les secrétariats du SIAT et du SIRASCO
Il veille à la complétude des dossiers remis aux chefs de service des 3 entités. Il prend en charge les modalités et la logistique liées aux réunions et déplacements auxquels participent ces derniers.
Il organise l’agenda de ceux-ci, assure l’accueil physique des visiteurs et la mise en place des réunions conduites par les directeurs.
Le secrétariat est chargé de l’enregistrement des documents classifiés.