Responsable des pôles « accueil physique » et « courrier-courriel » F/H

Groupe RIFSEEP : 1
Domaine(s) fonctionnel(s)
Relation à l’usager / Accueil
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type
Responsable d'accueil => FPUSA04

Vos activités principales
Au titre de l’encadrement des agents des pôles « accueil physique» et « courrier-courriel » :
Encadrer et accompagner les agents dans l’exercice de leur mission
Réaliser les entretiens professionnels annuels et des entretiens de mi-année
assurer la montée en compétence des agents en réalisant des entretiens de retour d’information sur leurs pratiques, en aménageant, dans le planning, des temps dédiés à la formation en ligne et en s’assurant du suivi des formations obligatoires
Organiser le travail : mettre en œuvre les polyvalences et s’assurer que le planning prévisionnel des absences respecte les besoins de remplacement
organiser et animer les réunions des pôles, produire les comptes rendus de réunion
participer aux réunions d’encadrement internes au SRU
assurer un passage hebdomadaire sur les sites distants où travaillent les agents des pôles (DDTM, DDPP, DDETS)
Au titre de l’activité des pôles:
assurer la mise en œuvre des engagements Quali-ATE (mise à jour de la documentation et de l’affichage Qualité, suivi des indicateurs, des réclamations - suggestions, contrôle qualité des réponses au courriel)
mettre à jour la documentation des pôles (fiches de procédure et guide) et s’assurer de sa diffusion et de l’application par les agents
veiller à la mise à jour des informations communiquées au public en lien avec le responsable du pôle « accueil téléphonique» afin d’assurer une égale information des agents des trois pôles du service
assurer les commandes de consommable de la poste
Dans le cadre de la polyvalence :
assurer la gestion des missions courrier- courriel (gestion boite mail, courrier arrivée/départ, courrier réservé) en cas d’absence des gestionnaires. (se référer  au tableau des polyvalences du service )
administrer l’application Maarch courrier du SRU (gestion de droits)
se référer  au tableau des polyvalences du service pour l’ordre de priorité des polyvalences entre encadrant
Votre environnement professionnel

Le secrétariat général commun assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les 3 directions départementales interministérielles.

Il comprend 5 services : le service des ressources humaines, le service budget/finances, le service
immobilier/logistique, le service relations avec les usagers et le service informatique.

Votre environnement professionnel
Le secrétariat général commun assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les 3 directions départementales interministérielles.
Il comprend 5 services : le service des ressources humaines, le service budget/finances, le service
immobilier/logistique, le service relations avec les usagers et le service informatique.