2024-008 - Assistant (e ) au Secrétariat général

-      assurer le suivi des horaires de travail et des congés avec l’outil VIRTUALIA RH, dans le respect du Règlement Intérieur de l’établissement

-      assister le secrétariat général dans l’élaboration et le suivi des tableaux et graphiques d’évolution de la masse salariale selon différents critères (par agent, par fait générateur…), sur la base des journaux de paie,

-      archiver et classer de dossiers RH (entretien d’évaluation, …),

2.     Gestion des formations et missions

-      participer à la gestion de la formation continue du personnel en binôme avec la gestionnaire RH (inscriptions aux formations gratuites et payantes, conventions),

-      tenir le tableau de bord formation,

-      assurer la logistique des formations collectives liées à la sécurité au travail en binôme avec l’assistant.e de prévention,

-      contrôler et vérifier les états de frais de déplacements des agents sous l’outil FRED en veillant au budget établi ;

-      suivre les frais de déplacement des missions extérieures avec notre prestataire marché et les missions dans la circonscription en veillant au respect du règlement intérieur.

3.     Polyvalence des autres fonctions

-      prendre le relais en cas d’absences des dossiers de finances : liquider les factures sous ELAP-AGE, en collaboration avec la gestionnaire comptable et financier ;

-      prendre le relais en cas d’absences sur le suivi des marchés, conventions, subventions ;

-      assister à l’élaboration des tableaux de bords de suivi des indicateurs et des procédures de contrôle interne pour l’ensemble des services (ex : indicateurs RH, évaluation de la charte, procédure comptable, marchés publics) ;

-      archiver et classer l’ensemble des dossiers du service du secrétariat général