Adjoint(e) au responsable de la section de la correspondance H/F

Au sein de la section de la correspondance, l'agent(e) est chargé(e) de seconder le responsable de la section de la correspondance dans l'intégralité de ses attributions, et assurera sa suppléance en son absence.

L’adjoint(e) au responsable a en charge, en lien avec le responsable de la section, l’animation de l’équipe composée de 13 agents affectés, et plus particulièrement la supervision de l’activité du P1. Il s’agira notamment de :

- Déployer une démarche qualité dans l’orientation et le suivi des demandes, particulièrement concernant les invitations et les demandes d’audience auprès de la ministre ;

- Assurer le suivi des courriers sensibles, notamment en lien avec l’actualité de la ministre, et les retours du cabinet relatifs aux instructions et demandes de corrections ;

- Superviser l’ensemble des courriers du jour et procéder à la validation des premiers éléments d’orientation à destination du Cabinet pour instruction ;

- Attribuer aux rédacteurs des pôles 2 et 3, pour projet de réponse, les courriers enregistrés ;

- Participer à l’évolution du nouveau logiciel de gestion électronique du courrier Maarch partagé avec l’administration centrale et certains services déconcentrés, optimiser l’utilisation des fonctionnalités de ce nouvel outil pour une meilleure communication avec les différents correspondants et une fluidité dans le traitement des courriers ;

- Animer des ateliers pour harmoniser la saisine à l’enregistrement (objets, mots clés...).

L’adjoint(e) au responsable de la section veillera également au renforcement de l’élaboration des projets de réponses directement proposés par la section au cabinet, et animera des ateliers en ce sens auprès des équipes. En lien avec le responsable de section, il sera mobilisé sur le suivi de la campagne d’archivage ainsi que sur le suivi de la correspondance liée à la période spécifique des vœux, en début d’année.

L’adjoint(e) au responsable de la section sera par ailleurs amené à valider des projets de réponses et à rédiger, à l’occasion, de courriers complexes.