Gestionnaire administratif en charge d'un pôle de formations F/H

1.     MISSION

Au sein du pôle alternance de l’IUT d’Annecy, la personne recrutée est responsable du pôle de gestion des formations tertiaires en alternance. Elle assure le pilotage du pôle, la coordination de ses activités et le lien avec les opérateurs d’alternance et les services support. Elle sera en lien direct, en interne, avec la Direction de l'IUT, le service communication, les chefs de département et les responsables de formation en alternance.

2.    ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION

Activités principales :
·         Assurer les relations avec les opérateurs d’alternance (Formasup, CCI, TETRAS) et organiser la communication et l'information à destination de ces structures
·         Assurer la gestion des activités des formations en lien avec les équipes pédagogiques, leur apporter le support administratif nécessaire au bon déroulement des formations
·         Assurer l’encadrement des gestionnaires affectés au pôle (accompagnement et contribution à la professionnalisation, organisation de la charge et de la répartition du travail…)
·         Gérer les dossiers de vacataires en alternance et le suivi des chargés d’enseignement (prévisionnel/réalisé)
·         Assister les gestionnaires dans le suivi des formations
·         Suivre l'organisation des manifestations de promotion (salons, forums dédiés à l’alternance, visites de lycée et communication interne dans les formations…) en lien avec les opérateurs d’alternance et le service communication, voire les services dédiés de l’USMB
·         Participer aux évènements de promotion des formations : Journée Portes Ouvertes, Job dating de l'alternance, Lundi de l'info spécial passerelles, Salon de l'alternance de Grenoble…
·         Contribuer à l'information des potentiels candidats
·         Contribuer à l'accueil et au suivi administratif des alternants (gestion des candidatures sur E-candidat, suivi des inscriptions, assiduité, notes) + PARCOURSUP (BUT Pro 1)
·         Administrer et exploiter des bases de données relatives à la scolarité des alternants
·         Coordonner la préparation des jurys (organisation des jurys et édition des PV de jury en lien avec le service de scolarité, impression et diffusion des relevés de notes et des attestations de réussite)
·         Organiser la logistique de la rentrée (convocation des alternants, élaboration des documents de rentrée, envoi des informations à Formasup, gestion des fiches "mission" et des réunions des tuteurs en entreprise)


Activités associées :
·         Elaborer des outils d’aide à la prise de décision (indicateurs, tableaux de bord)
·         Produire des bilans et des statistiques
·         Mettre en place une veille règlementaire sur la formation en alternance et les dispositifs en place selon la réglementation
·         Être référent de l’IUT dans les groupes de travail sur l’alternance
·         Mettre à jour des documents de rentrée (planning prévisionnel, documents institutionnels,...)