SA - Responsable du secrétariat de direction
Référence : 2026-2366058
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Direction de l'administration pénitentiaire - DISP MARSEILLE
- Localisation : Maison Centrale d'Arles, 2 Rue Joseph Seguin – Route Départementale 35 – 13200 Arles
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Réceptionner et prendre connaissance du courrier, l’enregistrer, le transmettre (après supervision de la direction). Assurer la réception des messages courriels et des télécopies et leur appliquer le même mode de gestion que les courriers. Assurer la diffusion des productions écrites de l’établissement et veiller au respect des délais éventuels et de la confidentialité.
Rédiger et mettre en forme des documents (note, lettres, rapports), mettre en forme les rapports d’activités. Elaborer les tableaux de permanences et d’astreintes de direction et veiller à leur diffusion aux autorités. Assurer la mise à jour des différents annuaires et leur diffusion actualisée.
Assurer la mise à jour des documents utiles pour l’astreinte des officiers et de la direction.
Chaque semaine, compléter et mettre en forme la note d’ambiance avant la transmission aux autorités.
Chaque trimestre, renseigner avec les données reçues des autres services, le tableau des indicateurs des maisons centrales pour transmission à la DAP via la DISP.
Accueillir et orienter le public vers les services adaptés aux demandes des usagers. Transmettre et filtrer les appels téléphoniques. Assurer la transmission des messages.
Mettre à jour, le calendrier concernant les réunions et les déplacements du personnel de direction auxquels ils doivent assister ou qu’ils souhaitent organiser. Contribuer à l’organisation des réunions (convocations officielles notamment). Gérer les aspects matériels et logistiques (préparation des documents).
Transmission après enregistrement des fiches « incidents » aux autorités.
Enregistrer les courriers entrants et sortants, les notes de service et les fiches incidents.
Chaque mois, éditer les différents chronos et vérifier s’ils sont complets puis mise à la signature du responsable du secrétariat et de l’attachée, et classement.
Assurer la gestion des autorisations d’accès de l’établissement (occasionnels, permanents et listes de matériels, vérification des casiers
Judiciaires).
Prise de note et rédaction de comptes rendus et procès-verbaux de réunions notamment : CTE, CHSCTS et conseil d’évaluation.
Mettre à jour les délégations de signatures
Assurer le suivi du planning absences/astreintes pour le personnel de direction
Mise à jour des mallettes de permanence
Profil recherché
Connaissances :
- Connaissance l’organisation de l’administration pénitentiaire et des services déconcentrés de l’état
- Connaître la règlementation pénitentiaire
- Connaître le référentiel RPE – processus arrivant/QID
- Logiciels spécifiques à l’administration pénitentiaire
Savoir être :
- Nécessite une grande rigueur
- Etre réactif
- Maîtriser son comportement dans des situations d’urgence
- Discrétion
Savoir-faire :
- Etre organisé, rigoureux, clair et concis
- Savoir rédiger des courriers administratifs, rapports
- S’adapter à différents interlocuteurs
- Avoir la capacité à prioriser et à organiser le travail
Compétences attendues
Expériences professionnelles antérieures souhaitées : OUI
Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Descriptif du service
Composition et effectifs du service :
Un secrétaire administratif et deux adjoints administratifs
Votre hiérarchie :
Le Directeur – La directrice de détention
Vos interlocuteurs métiers :
La DISP – Les autorités judiciaires
À propos de l'offre
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Offres de formation associées à votre prise de poste : Une formation en interne sera associée à la prise de poste.
Perspectives d’évolution professionnelle : OUI
Organisation du travail : Horaires du poste : 8H30 – 17H00
Restauration : Restaurant administratif est situé à côté de l’établissement pénitentiaire
Accessibilité en transport / Parking : Parking du personnel / Accessible par la ligne 5 du réseau de transports de la ville
Groupe RIFSEP : 3
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Poste en établissement pénitentiaire.
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/03/2027
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Chargée / Chargé de la gestion des RH de proximité
