Agent administratif à la direction des Affaires médicales

Description du métier
-              Gestion de la formation médicale continue
-              Secrétariat de direction, réception téléphonique et mail, prise de rendez-vous, rédaction de courriers
-              Gestion des instances médicales
-              Plannings de garde et permanence des soins

Missions du service

Gestion des ressources humaines médicales - 250 praticiens titulaires ou en formation
•              Gestion statutaire et administrative des praticiens : suivi des carrières, recrutements, nominations, avancements, renouvellements de contrats, gestion des absences (congés, arrêts maladie, etc.).
•              Organisation du temps médical : élaboration et suivi des plannings, tableaux de service, permanence des soins, gardes et astreintes, en lien avec les chefs de pôle et chefs de service.
•              Gestion des recrutements médicaux : identification des besoins en effectifs, publication des offres, relation avec les candidats, gestion des commissions de recrutement, rédaction et signature des contrats.
•              Suivi de la formation médicale continue : recueil des besoins, planification des actions de formation, suivi budgétaire et administratif (DPC, financements, etc.).
•              Appui au pilotage médical : participation à l’élaboration du projet médical, suivi des indicateurs d’activité médicale, appui aux travaux de la CME et autres instances médicales.
•              Veille réglementaire et application des textes relatifs à la fonction publique hospitalière et aux statuts des personnels médicaux.
•              Interface entre la direction générale, les professionnels médicaux et les instances (CME, ARS, CNG, etc.), garantissant un dialogue fluide et conforme aux règles en vigueur.


Missions spécifiques du poste

·         Missions principales
Gestion de la formation
o   Assurer l’enregistrement et la mise à jour des congés formation dans les tableaux de suivi dédiés.
o   Rédiger et transmettre les demandes de prise en charge des frais de formation auprès des organismes compétents.
o   Effectuer le contrôle des justificatifs et des frais engagés dans le cadre des formations, et procéder à la mise en paiement en lien avec le service financier.
o   Mettre à jour régulièrement les tableaux de suivi de la formation, permettant un pilotage précis de l’activité.
o   Gérer le paiement des factures adressées par les organismes de formation, en lien avec le service comptable et dans le respect des délais.

Secrétariat
o   Assurer l’accueil téléphonique : réception et transmission des appels, prise de messages.
o   Gérer le tri et la répartition du courrier entrant et sortant.
o   Organiser les plannings et assurer la prise de rendez-vous selon les priorités définies.
o   Effectuer la réservation de véhicules pour les déplacements professionnels.
o   Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers relevant de la D.A.M.
o   Participer à l’organisation des réunions : convocations,