41-Assistant/Assistante du Département Accompagnement des Etablissements de Santé H/F

Activités principales / Tâches
Organiser, optimiser et planifier l’activité de la responsable de département, et de ses adjoints le cas échéant :
·        Gestion des appels téléphoniques, du courrier, de l’agenda et de la BAL fonctionnelle
·        Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements
·        Préparation des dossiers, ordres du jour, recueil de réponses
·        Contribution à la circulation de l’information au sein du service et en lien avec les partenaires
·        Appui à la rédaction de courriers, notes… ainsi qu’à la conception de supports de présentation.

Assurer une fonction d’assistance au sein du département et contribuer à l’amélioration de son fonctionnement :
·        Organisation logistique des réunions stratégiques (journées thématiques, comités consultatifs d’allocation de ressources…), coordination, appui en cas de pics d’activité
·        Contribution à la structuration et à l’actualisation de l’arborescence, au classement et à l’archivage
·        Contribution à la publication des décisions et arrêtés au recueil des actes administratifs de la préfecture de région
·        Appui à l’élaboration et à la mise à jour des procédures et outils internes pour la mise en œuvre des activités du département (système d’information, procédures, tableaux de bord, modèles types…)
·        Contribution aux actions destinées à valoriser/rendre compte des actions du département.

Assurer, en appui de la responsable du département, le suivi ressources humaines et logistique :
·        Suivi RH, locaux, équipements matériels/informatiques, en lien avec le pôle appui de la DOS
·        Suivi et accueil des nouveaux arrivants au sein du département.
Assurer le cas échéant la continuité du secrétariat de direction et des dossiers confiés aux gestionnaires de dossiers
·        Remplacement ponctuel des assistant.es de direction en cas d’absence
·        Appui et/ou remplacement ponctuel du gestionnaire de dossiers autorisations lorsque la continuité ou un surcroît d’activité le nécessitent.