Accueil - Secrétariat BD - CONSEIL DEPARTEMENTAL DES HAUTES ALPES
Référence : O005260216000536
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Gap
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Par voie statutaire (titulaire ou lauréat de concours) ou contractuelle
Le Département des Hautes-Alpes regroupe aujourd'hui plus d'un millier d'agents territoriaux au service du département et de ses citoyens. Il recrute régulièrement des collaboratrices et collaborateurs pour améliorer la qualité du service rendu aux Haut-Alpins.
Le Département des Hautes-Alpes recherche un(e) secrétaire / agent d'accueil.
Accueil physique et téléphonique et diverses tâches administratives sous la responsabilité fonctionnelle de l'assistante de direction
* Accueil physique et téléphonique : bibliothécaires, fournisseurs, prestataires...
* Lecture et distribution des messages adressés à l'adresse électronique de la BD ; gestion des listes de diffusion.
* Participation à la collecte, au classement et à l'archivage des documents et dossiers.
* Suivi de tous types de documents (courriers, rapports, notes, délibérations, compte-rendu de réunions...) en lien avec les différentes activités de la BD (desserte, formation, etc.).
* Enregistrement, classement et distribution des courriers et notes reçus et expédiés
Comptabilité générale et analytique en lien avec l'assistante de direction et le service comptabilité et gestion du PCSS
* Gestion et suivi dans Iparapheur et Grand Angle des bons de commandes, engagements, devis, factures pour la BD : pour les subventions aux tiers
Gestion administrative des subventions
* Gestion du circuit des subventions instruites par la BD en lien avec le guichet unique et la direction : suivi des différentes étapes dans Progos et le nouveau portail des aides.
Gestion administrative de la formation
* Gestion des inscriptions, convocations et attestations de présence aux formations dispensées par la BD, sous la responsabilité fonctionnelle du responsable formation.
Divers
* Mise en forme et diffusion de la newsletter de la BD05 et coordination du groupe de rédacteurs
* Gestion des stocks administratifs (papier, enveloppes) en lien avec l'assistante de direction
Appui potentiel aux missions collectives de la BD05
Conditions et Contraintes d'exercice :
* Organisation du temps de travail : Référence aux différents règlements en vigueur
* Règlement des usages numériques
* Règlement des usages véhicules
* Temps de travail : Règlement Modernisation du Temps de Travail (MOT) et délibération n°7602
Formation à l'habilitation électrique : Non
Formation à la conduite d'engins : Non
Formations spécifiques en lien avec le métier exercé.
Risques Professionnels :
Renvoi Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) de la Collectivité
Unité de travail : Bibliothèque Départementale
Règlement Habillement et Équipements de Protection Individuel (EPI) : Non
Obligation de port de vêtements et équipements de protection individuelle (EPI) : Non
Profil recherché
* Une souplesse dans la gestion de votre temps de travail : 5 modalités d'organisation possible et possibilité de 40 jours de télétravail par an en organisation flottante.
* Horaires de travail variables : amplitude journalière 7h30-18h30.
* Tickets restaurant : valeur faciale 7€ - (60% pris en charge par l'employeur soit 4.20€) par jour entier travaillé
* Participation prévoyance et mutuelle santé (Contrats collectifs)
* Action sociale : collectivité adhérente au CNAS (équivalent d'un comité d'entreprise qui propose de nombreuses prestations au personnel du Département, dont les chèques vacances)
* Amicale du personnel
Bureautique :
EXCEL
WORD
POWERPOINT
Application métier :
Marco, Kdelib, Progos, Chronos, Orphée
Savoirs :
- Connaissance de l'environnement institutionnel et politique de la collectivité.
- Connaissances approfondies des progiciels professionnels : Grand Angle, Iparapheur, portail des aides,
- Comptabilité et gestion budgétaire
- Parfaite maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, Powerpoint).
- - Informatique - Internet,
Savoir-faire :
- Capacité rédactionnelle et de synthèse.
- Rédiger des documents administratifs et savoir diffuser l'information
- Respect de la charte graphique et des règles administratives du Département.
Savoir-être :
- Capacité à être polyvalent et à gérer les priorités
- Disponibilité
- Discrétion et sens de l'accueil
- Capacité à gérer les relations avec les interlocuteurs externes
- Travailler en équipe
- Capacité d'écoute
- Rigueur et sens du classement
- Capacité d'organisation
- Travailler en équipe
- Capacité d'écoute
- Rigueur et sens du classement
- Capacité d'organisation
- Goût pour le développement culturel en milieu rural et le service public
Permis de conduire : B (obligatoire)
Diplômes et formations souhaitées : Concours de la fonction publique territoriale de catégorie C dans la filière administrative, cadres d'emplois des adjoints administratifs
Formation aux premiers secours souhaitées (SST, GQS, PSC...)
Expérience dans des fonctions similaires souhaitée
À propos de l'offre
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Service Recrutement, Formation et Evolutions Professionnelles - Hôtel du Département - Place Saint-Arnoux, CS 66005, 05008 GAP CEDEX - Tél : 04 92 40 38 77 - Mail : recrutement.mobiliteinterne@hautes-alpes.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/06/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
