Adjoint administratif au service administratif régional de la cour d'appel de Poitiers - Formation

Activités principales liées à la formation :

Suivi des sessions de formation régionale informatique :

Assurer une veille quotidienne sur les calendriers

Créer les formations informatiques sur le logiciel HARMONIE et le logiciel MENTOR

Gestion des candidatures et traitement des demandes liées aux sessions

Effectuer les convocations ainsi que les actions qui en découlent (mise à jour des tableaux, édition des feuilles d’émargement…)

Effectuer les traitements ultérieurs ainsi que les actions qui en découlent (envoi des supports et des fiches d’évaluation, mises à jour des tableaux, etc)

Effectuer les PA30 relatives aux formations extérieures

Gestion des concours et examens :

Veille et diffusions des e-mails en lien avec les recrutements concours/examens

Préparation des pochettes et mise à jour du commun

Préparation et envoi des convocations

Réservation des salles

Surveillance des épreuves

Gestion de l’intranet :

Création et mise à jour des articles sur Modalin

Activités principales liées à la QVT et HANDICAP

Gestion des dossiers de demandes de financement matériel handicap

Aide à l’organisation des événements en ces deux domaines

Diffuser et afficher l’information

Création et mise à jour des tableaux de suivi en lien avec la SQVT-handicap

Logistique/Administration :

Secrétariat de la directrice :

Traiter la boîte e-mail secrétariat en binôme

Assurer une veille sur toutes les autres boîtes e-mail à la demande de la responsable et uniquement en cas d’absence

Collecter les éléments statistiques et renseigner les tableaux de statistiques

Assurer le dialogue avec tous les interlocuteurs

Classement et archivage :

Organiser la documentation

Organiser et suivre le plan de classement du service

Archiver les documents et les dossiers

Composition et effectifs du service
Service formation générale : La directrice responsable de la gestion de la formation, une secrétaire administrative, ainsi que l’adjoint administratif en cours de recrutement.
Le service informatique est composé comme suit :
La directrice responsable de la gestion informatique, le responsable de la gestion informatique adjoint, les ambassadrices de la transformation du numérique, la responsable de la cellule informatique de proximité, secrétaire administrative, la cellule informatique de proximité