Adjoint Administratif en charge de l'accueil
Référence : 2025-2061280
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
CENTRE DEPARTEMENTAL DE L'ENFANCE ET DE LA FAMILLE du PUY DE DOME (63-Chamalières)
CENTRE DEPARTEMENTAL DE L'ENFANCE ET DE LA FAMILLE - Localisation : 22 Boulevard Gambetta-CS 30140 – 63403 CHAMALIERES Cedex
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Dans le cadre des missions d’accueil d’urgence et dans le respect des dispositions du nouveau projet d’établissement et des nouveaux projets de service qu’il contribue à mettre en œuvre, la secrétaire éducative en charge du standard a pour fonction d’accueillir, d’orienter et d’assurer le traitement, la circulation de l’information et le suivi de l’activité concernant les services éducatifs et les personnes accueillies.
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Tenue du standard
Contrôle des entrées, sorties
Accueil physique, téléphonique et orientation des visiteurs
Réception des colis
Enregistrement, tri, l’affranchissement du courrier
Gestion des réservations des salles, des transports ...
Suivi de l’activité des services éducatifs
Suivi des effectifs de l’établissement et information de la direction :
Mise à jour quotidienne de la liste des effectifs sur l’application hébergement et transmission hebdomadaire du tableau au Conseil départemental.
Mise à jour hebdomadaire du tableau complet de suivi des effectifs
Soutien administratif quotidien à l’activité éducative
Réalisation de divers courriers pour la direction et chefs de services concernant les aspects éducatifs
Mettre en page les rapports éducatifs et s’assurer de leur transmission
Contrôle et archivage des dossiers éducatifs – responsable des archives éducatives
Gestion de l’archivage des dossiers éducatifs (mise à jour du tableau de recollement, vérification de la bonne gestion des archives, archivage des dossiers centralisés au secrétariat (informations préoccupantes, mineurs non accompagnés…)
Elaboration des trames documents administratifs des services éducatifs
Aide à mise à jour des dossiers sil’ao
Tâches administratives complémentaires
Diffusion des notes d’information et de service
Mise à jour et diffusion du tableau des astreintes et gardes
Autres activités annexes :
Participation au comité des fêtes et aide administrative à l’organisation des évènements
Participation à la vie institutionnelle et du service
Contribution à l’élaboration et la mise en œuvre du projet du service et du projet d’établissement
Participation aux réunions de l’équipe administrative.
Profil recherché
SAVOIR-FAIRE REQUIS
Accueillir, renseigner et orienter des personnes, physiquement ou par téléphone.
Procéder à l’enregistrement, au tri, à l’affranchissement du courrier
Faire preuve de réactivité, adapter son comportement à des situations évolutives
Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Travailler en équipe / en réseau
Utiliser les outils bureautiques (sil’ao, word, excel, …)
QUALITES PROFESSIONNELLES
Communiquant
Autonome
Capacité d’adaptation
Réactif
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 1 Maîtrise des savoirs de base
- Spécialisation Secrétariat, bureautique, Accueil, hôtellerie, tourisme
Compétences attendues
PRE-REQUIS POUR LE POSTE
Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique
Connaissance des cadres juridiques de l'accueil des mineurs
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le centre départemental de l’enfance et de la famille, établissement public autonome intervenant dans le champ de la protection de l’enfance. Cet établissement assure une mission d’accueil d’urgence (accueil – observation – évaluation – orientation) et une mission de soutien à la parentalité.
Descriptif du service
Intégration une équipe de trois adjoints administratifs en charge de l'accueil.
À propos de l'offre
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Recrutement par inscription sur liste d'aptitude
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Vacant à partir du 01/11/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
