Adjoint administratif Secrétariat de Direction

Missions : 

-          Gestion de la boîte mail structurelle du secrétariat de direction

-          Gestion du standard téléphonique et réorientation des appels ;

-          Enregistrement et répartition du courrier entrant ;

-          Gestion du serveur commun du secrétariat de direction, de telle façon à ce que les informations utiles puissent être retrouvées intuitivement ;

-          Gestion de l’agenda électronique du chef d’établissement ;

-          Rédaction et mise en forme de courriers, comptes-rendus et documents divers ;

-          Rédaction et diffusion de notes de services et d’informations à la population pénale ;

-          Diffusion des informations générales transmises par la direction ;

-          Actualisation et mise en forme des délégations de signature ;

-          Suivi et diffusion hebdomadaire des permanences et astreintes ;

-          Gestion du planning d’occupation de la salle de réunion ;

-          Classement et archivage des divers documents, notes de service, courriers… ;

-          Participation à l’accueil des nouveaux personnels : création des cartes d’accès à l’établissement et actualisation régulière du trombinoscope des personnels ;

-          Suivi et actualisation de la base documentaire contrôlée dans le cadre des audits de labellisation ;

-          Archivage des documents individuels concernant les personnes détenues dans leurs dossiers pénal au greffe ;

-          Prise en charge et accompagnement des personnes ayant rendez-vous avec la direction ;

-          Gestion d’un badge parking « invité »