Adjoint au chef du pôle affaires générales (RHM2)

D’une part, 4 gestionnaires sont chargés de numériser en temps réel les diverses pièces du dossier administratif de plus de 9500 magistrats et de verser ces pièces dans leur dossier individuel dans la salle d’archivage.

Prioritairement, dans ce cadre et en lien avec la cheffe de pôle, la personne recrutée sera chargée du suivi des déclarations d’intérêts des magistrats ; des demandes de communication des dossiers aux archives intermédiaires et nationales ; d’apporter à l’équipe des réponses aux questions relatives au versement des pièces et de mettre à jour les guides et vadémécum ; de l’organisation de la salle des dossiers des magistrats (archivage, gestion de l’espace, organisation du classement…) ; de la boîte structurelle du pôle ; de la mise à jour régulière de la liste des dossiers en salle des archives et de l’expression des besoins matériels de son équipe en lien avec l’évolution de la numérisation et l’archivage.

Elle sera l’interlocutrice des différents bureaux qui alimentent en documents le pôle dossiers (à ce titre, elle devra poursuivre la mise en place des procédures afin de fluidifier le circuit de transmission), du département des archives de la documentation et du patrimoine pour la gestion des archives du bureau (à ce titre, elle organisera et procèdera avec les collaborateurs du pôle à l’archivage annuel des dossiers en fin d’activité). Elle pourra participer à des réunions d’information relevant de son domaine de compétence, notamment sur la dématérialisation du dossier.

Enfin, elle sera amenée à travailler au sein des équipes en particulier sur les axes suivants : fiabilisation des données de gestion administrative sur H@rmonie (sanctions disciplinaires) ; mise en qualité des données sur le logiciel LOLFI.

D’autre part, sous la responsabilité de la cheffe de pôle et en lien avec 2 autres gestionnaires, l’adjoint sera amené à traiter les sujets suivants :

o participation à l’organisation et au suivi des élections professionnelles concernant les magistrats de l’ordre judiciaire ;

o suivi des désignations des magistrats appelés à participer aux travaux de certains organismes ou commissions extrajudiciaires ;

o suivi des formations hors ENM pour les magistrats et de leurs candidatures, au titre de la formation continue ;

o rédaction des arrêtés portant autorisation de magistrats d’Etats étrangers à suivre des stages organisés par l’ENM ;

o    rédaction et notification des réponses et analyses juridiques