Adjoint des Cadres gestion des investissements et du patrimoine

Missions générales

Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du poste.
Suivre et gérer les processus administratifs.


Missions du poste :

Conseil auprès des services
§  Accompagne les différents services dans l'élaboration des plans de congés et grilles horaires
§  Met en forme les documents utiles à l'exercice de leur mission (Blanchisserie principalement)

Gestion administrative

Rédaction et suivi des :
§  Comptes-rendus des commissions des marchés publics et des réunions du service,
§   Maquettes des documents utilisés pour les DCE
§   Calendrier annuel des consultations à organiser
§  Récapitulatif des contrats de marchés en cours
§  Tableau de fin de contrats afin de programmer leur renouvellement
§  Documents de mise à jour des attestations obligatoires
§  Déclaration annuelle des marchés notifiés
§  MAPA simplifiés (uniquement suivi)
§  Décisions pour les régies de recettes et d'avances
§  Participation à la construction de l'ensemble des procédures et supports développés par la Cellule des Marchés Publics
§  Prise de notes et mise en forme des courriers concernant les budgets (procédures contradictoires, rendus exécutoires, demandes de crédits supplémentaires ...)
§  Relation avec la Trésorerie concernant les budgets et les régies
§  Élaboration et suivi des plans de congés et des grilles horaires des services rattachés
§  Courriers à l'intention des tiers (fournisseurs, prestataires, entreprises...)
§  Prise de rendez-vous (partenaires économiques, candidats, stagiaires...)
§  Édition des documents utiles à la Blanchisserie pour leurs divers suivis.


Travail en binôme avec le pilote du marché

·         Participer à la négociation avec le référent technique du dossier via la plateforme
·         Remplir le tableau d’analyse des offres (pour la partie tarifaire) et vérifier les formules de calcul pour les notes finales (respect des critères de sélection des offres)
·         Suivre les dossiers de sous-traitance.
·         Gérer les aménagements nécessaires aux contrats en lien avec la personne désignée « chargée d’exécution » pendant la vie du marché

Rédaction des documents du service et classement

·         Participer à l’élaboration de l’ensemble des procédures et supports développés par la Cellule des Marchés Publics
·         Classer et archiver les documents qu'ils soient sous format papier ou dématérialisé
·         Veiller au respect des méthodes retenues pour l'ensemble des dossiers de la CMP

Activités

·         Etablir une communication avec les candidats pour l’aspect administratif et la relation avec les utilisateurs internes
·         Gérer simultanément les procédures multiples
·         Participer à des réunions (réunions de service – Commission de Marchés Publics)
·         Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports
·         Utiliser les procédures, outils, protocoles spécifiques aux achats publics h